Кака провести аудит закупок муниципальных

Содержание
  1. Аудит в сфере закупок по 44-ФЗ: порядок проведения, образец отчета, анализ деятельности
  2. Регулирование аудита в госзакупках
  3. Полномочия контрольно-счетных органов
  4. Порядок проведения проверки
  5. Итоги аудита
  6. Аудит в сфере государственных и муниципальных закупок
  7. Что такое аудит в сфере закупок?
  8. Кто осуществляет аудит в сфере закупок?
  9. Зачем нужен аудит?
  10. Как проводится аудит?
  11. Заключение
  12. Как заказчикам по закону n 44-фз проходить мониторинг и аудит в сфере закупок – Правовой мир
  13. Аудит в сфере госзакупок: законодательное регулирование
  14. Кто проводит аудит госзакупок
  15. Кого и что проверяют
  16. Порядок проведения
  17. Результаты проверок
  18. Как проходит мониторинг в сфере закупок по 44-ФЗ
  19. Сводный аналитический отчет
  20. Как проводить аудит поставщиков. Вопросы и решения – Наталья Уразова. Тренер по коммерческим закупкам
  21. Цели аудита
  22. Предмет аудита
  23. Виды аудита
  24. По каким товарным группам проводится аудит поставщиков?
  25. Насколько полным должен быть аудит?
  26. На стадии выбора поставщика
  27. При проблемах качества действующего поставщика
  28. Мониторинговые аудиты
  29. Кто проводит аудит
  30. Процесс проведения аудита
  31. Польза аудита

Аудит в сфере закупок по 44-ФЗ: порядок проведения, образец отчета, анализ деятельности

Кака провести аудит закупок муниципальных

Аудит в сфере госзакупок – это комплекс мероприятий, направленный на анализ закупочной деятельности заказчика и оценку соответствия проводимых им закупок возложенным на такого заказчика функциям. Основной целью аудита является составление для заказчика рекомендаций по повышению эффективности закупочной деятельности и экономии бюджетных средств.

Регулирование аудита в госзакупках

Аудит важно отличать от контрольных мероприятий, проводимых исполнительной властью в соответствии с главой 5 44-ФЗ – такие мероприятия имеют своей целью выявление и пресечение нарушений закупочного законодательства непосредственно в процессе осуществления закупок, а также привлечение виновников нарушений к ответственности.

Аудит госзакупок регулируется:

Проведением аудита на федеральном уровне занимается Счетная палата РФ, а на местных уровнях – контрольно-счетные отделы, формируемые представителями избираемой власти (собранием местных депутатов).

Ст. 98 44-ФЗ устанавливает цели аудита и перечень мероприятий, проводимых контрольно-счетными органами при анализе закупочной деятельности.

Закон 41-ФЗ определяет общий регламент деятельности Счетной палаты при проведении аудитов и проверок, а Методические рекомендации, утвержденные Счетной палатой 21 марта 2014 года, детально разъясняют порядок проведения аудита и описывают его основные этапы.

Скачать официальные рекомендации Счетной палаты РФ по аудиту можно здесь.

Полномочия контрольно-счетных органов

В целях получения данных для аудита уполномоченные органы вправе истребовать у заказчика следующие документы:

  • планы и планы-графики закупок;
  • закупочную документацию (включая закрытые ее части);
  • реестры контрактов;
  • банковские гарантии;
  • отчеты об исполнении госконтрактов и акты приемки работ (товаров, услуг);
  • финансовые документы, платежные квитанции и т. д.

Аудиторская комиссия, сформированная контрольно-счетным органом, получает требуемые сведения как из открытых источников, так и путем направления запросов заказчику. Для систематизации данных обо всех закупках данного заказчика изучаются сведения о поставщиках, но только в объеме, оговоренном согласием таких поставщиков на обработку их данных. Такое согласие дается при подаче заявки на участие в закупке.

Также аудиторская комиссия может запрашивать сведения из кредитных организаций о движении средств на спецсчетах заказчика и получать доступ к данным о материальной базе и нематериальных активах, используемых заказчиком при выполнении своих функций.

Порядок проведения проверки

Методические рекомендации Счетной палаты выделяют три основных этапа закупочного аудита:

  1. Подготовительный.
  2. Основной.
  3. Заключительный.

Подготовка к проведению аудита включает следующие шаги:

  1. Контрольно-счетный орган определяет перечень субъектов аудита и формирует аудиторскую комиссию.
  2. Комиссия собирает данные о субъектах аудита.
  3. Составляется программа аудита.
  4. Утверждается график аудиторской проверки.

К субъектам аудита одной проверки обычно относятся заказчики из одной категории юридических лиц, выполняющих сходные функции. Сбор данных о проверяемых заказчиках осуществляется из открытых источников – данных Росреестра и базы ЕГРЮЛ.

Целью подготовки является разработка эффективного комплекса мероприятий для оценки закупочной деятельности конкретной группы заказчиков.

https://www.youtube.com/watch?v=muxJF1CWrtQ

В ходе основного этапа аудита комиссия оценивает ранее проведенные закупки на предмет:

  • законности;
  • целесообразности;
  • обоснованности выбора поставщика;
  • эффективности планирования;
  • экономичности.

Законность закупок оценивается на основе анализа текстов контрактов, извещений о закупке и иной закупочной документации.

Целесообразность закупок вытекает из задач или функций заказчика – при оценке данного параметра аудиторская комиссия опирается на опыт других заказчиков и эффективность применения уже исполненного заказа.

Например, если госзаказчику было поставлено дорогостоящее оборудование, то оценивается, насколько эффективно данное оборудование использовалось в течение отчетного периода, и какие задачи были решены с его помощью.

Эффективность планирования включает не только способность заказчика оценить на будущее собственные потребности в товарах, но и грамотно выбрать способ определения поставщика.

Наличие большого количества несостоявшихся отборочных процедур или отказов победителей от заключения контракта говорит о недостатках в работе контрактной службы и неверной закупочной стратегии всего предприятия.

При оценке экономичности комиссия подсчитывает, на сколько процентов в среднем происходило снижение цены контракта от начальной максимальной цены.

Небольшое снижение цены при малом количестве участников закупки говорит о плохой информированности потенциальных участников о закупках данного заказчика – в таких случаях обычно предписывается налаживание информационного обеспечения закупок.

Итоги аудита

Заключительный этап предполагает составление отчета по результатам проверки. В таком отчете отображаются:

  • реквизиты проверяемого заказчика;
  • годовой объем закупок;
  • сумма всех исполненных контрактов;
  • номера контрактов, по которым проводилась проверка;
  • средняя разница между начальной ценой и ценой контракта;
  • анализ соответствия деятельности заказчика проводимым закупкам;
  • оценка эффективности закупок за проверяемый период;
  • перечень недостатков в работе контрактной службы и закупочной комиссии;
  • рекомендации по устранению недочетов и повышению эффективности закупок.

Также в отчете могут приводиться указания по изменению внутренних нормативных документов заказчика в целях их приведения в соответствие с изменениями закупочного законодательства. Образец отчета можно посмотреть здесь.

Составление акта по итогам работы аудиторской комиссии происходит только при выявлении нарушений, которые необходимо срочно устранить перед дальнейшей закупочной деятельностью. В акте нужно указать:

  • данные заказчика;
  • состав проверяющей комиссии;
  • основание для проверки;
  • проверяемый период;
  • сроки проведения проверки;
  • перечень выявленных нарушений;
  • предписания по устранению нарушений.

Образец акта о выявленных нарушениях можно посмотреть по ссылке.

В качестве основания для тщательной проверки обычно указывается факт нарушения, выявленный в ходе аудита.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/zakupki/44/audit.html

Аудит в сфере государственных и муниципальных закупок

Кака провести аудит закупок муниципальных

Законодательство о контрактной системе предусматривает несколько видов мероприятий, направленных на выполнение контрольных и надзорных функций в сфере закупок. Наиболее распространенным, несомненно, является контроль в сфере закупок, поскольку именно его результаты влекут за собой выявление нарушений, наложение штрафов, а порой и судебные разбирательства.

На фоне проверок, осуществляемых контрольными органами в пределах своих полномочий, о существовании мониторинга и аудита в сфере закупок некоторые заказчики даже не знают, а если и знают, то не в полной мере понимают смысл данных мероприятий.

Между тем, для заказчика проведение аудита – это не менее значимая процедура, чем проверка контрольными органами. Разберем основные положения аудиторских проверок в сфере закупок.

Что такое аудит в сфере закупок?

Осуществление аудита в сфере закупок регламентируется положениями статьи 97 Закона № 44-ФЗ. В отличие от проверок, целью которых является обнаружение нарушений законодательства о контрактной системе, аудит направлен в первую очередь на анализ результатов закупочной деятельности.

Среди основных целей проведения аудита можно выделить следующие:

  • оценка и анализ проведенных учреждением закупок в целом и конкурентных процедур в частности;
  • достижение целей осуществления закупок;
  • оценка эффективности закупочной деятельности учреждения.

Кто осуществляет аудит в сфере закупок?

Согласно части 1 статьи 97 закона о контрактной системе, органами, уполномоченными на проведение аудита, являются:

  • счетная палата РФ;
  • контрольно-счетные органы Федерального уровня;
  • счетные палаты муниципальных образований.

Зачем нужен аудит?

Как было сказано выше, основной целью аудита является не столько выявление нарушений в сфере контрактной системы, сколько анализ эффективности закупочной деятельности того или иного учреждения-заказчика.

Предметом аудита может быть как деятельность учреждения в целом, так и выполнение какой-либо конкретной государственной или муниципальной программы, освоение целевых средств, дополнительных ассигнований и т.д.

Несмотря на то, что контроль соблюдения норм контрактного законодательства не является основной целью аудита, в случае выявления фактов, содержащих признаки административного или уголовного правонарушения, проверяющие обязаны передать материалы в органы, уполномоченные на осуществление контроля.

Как проводится аудит?

При проведении аудита принято условно выделять три этапа:

  1. Подготовительный – включает в себя предварительный сбор и изучение информации, составление программы.
  2. Основной – предусматривает осуществление проверок всех необходимых материалов и направлений деятельности учреждения. Особое внимание уделяется вопросам эффективности и целесообразности закупочной деятельности и формированию экономии бюджетных средств.
  3. Заключительный – включает в себя обобщение результатов аудита и составление отчета, содержащего выводы и рекомендации.

Данная процедура предусматривает учет и оценку работы заказчика по ряду направлений:

  • планирование и проведение закупок (в том числе оценку заявок при осуществлении закупок конкурентными способами);
  • оформление и заключение контрактов (наличие обязательных условий, сроков подписания, наличие согласований и т.д.);
  • соблюдение условий заключенных контрактов в части количества и качества поставленного товара, выполненных работ или оказанных услуг, а также сроков и порядка оплаты;
  • формирование цены контракта;
  • эффективности управления контрактами.

Заключение

Смысл аудита заключается прежде всего в оценке эффективности и обоснованности тех или иных показателей или аспектов закупочной деятельности учреждения-заказчика. Исходя из этого положения, ответственным лицам заказчиков рекомендуется проводить внутренний аудит и мониторинг собственными силами с целью предупреждения нарушений.

Кроме того, следует быть готовыми к обоснованию своих действий или бездействий, поскольку в отдельных случаях именно от этого будет зависеть позиция проверяющих.

ВНИМАНИЕ! Для автоматического формирования всех отчетов и проверки уже созданных в ЕИС, воспользуйтесь нашим программным обеспечением. Также программа бесплатно проверит ваши закупки на ошибки, рассчитает НМЦК и СКП, поможет найти необходимый ОКПД2 и многое другое! Подробнее…

Полезная информация? Поделись: Бесплатная On-line консультация

Источник: https://good-tender.ru/poleznye-stati/549-audit-v-sfere-gosudarstvennykh-i-munitsipalnykh-zakupok

Как заказчикам по закону n 44-фз проходить мониторинг и аудит в сфере закупок – Правовой мир

Кака провести аудит закупок муниципальных

Закон о госзакупках 44-ФЗ предусматривает ряд мероприятий, направленных на контроль за выполнением исполнения контракта и надзор за закупочными мероприятиями. Одним из нововведений в системе закупок является внедрение системы мониторинга и аудита контрактов.

Аудит в сфере госзакупок: законодательное регулирование

Различают несколько разновидностей аудита: финансовый, налоговый, экологический, управленческий и пр. Аудит системы госзакупок является относительно новым для российской практики явлением, и многим остается непонятной его суть. Это одна из разновидностей внешнего государственного контроля за госзакупками.

Аудит в сфере государственных закупок регулируется нормами ст. 97 ФЗ-44. Его следует отличать от контрольно-проверочных мероприятий в закупочной деятельности, которая направлена на выявление нарушителей (как на стороне заказчиков, так и исполнителей) и привлечение их к административной ответственности.

Целью аудита является, в первую очередь, анализ результатов закупочной деятельности. Также он направлен на достижение целей закупок; оценку с точки зрения эффективности закупочной деятельности учреждений; оценку проводимых закупок и конкурентных процедур; систематизации полученных сведений и выработки предложений по оптимизации действующей модели закупок.

Если в ходе анализа аудиторами будут выявлены факты нарушения норм уголовного или административного права, то они обязаны будут передать полученную ими информацию в уполномоченные органы.

Таким образом, несмотря на то что контроль не является задачей аудита, аудиторы могут способствовать раскрытию преступлений в сфере госзакупок.

Кто проводит аудит госзакупок

Согласно ч. 1 ст. 97 ФЗ-44, уполномоченными за проведение аудита инстанциями являются:

  1. Счетная Палата РФ.
  2. Счетные палаты муниципальных образований.
  3. Контрольно-счетные органы Федерального уровня.

Ответственным лицам на стороне заказчика рекомендовано проводить внутренний аудит закупок своими силами для недопущения нарушений.

Деятельность Счетной палаты направлена на осуществление контрольных функций государственных учреждений на федеральном уровне. Она регулируется федеральным законодательством «О счетной палате» (Законом от 2013 № 41-ФЗ и регламентом).

Деятельность региональных или муниципальных местных палат регулируется местными нормативно-правовыми актами.

Общие принципы функционирования местных контролеров прописаны в ФЗ-6 от 2011 года. Они тесно взаимодействуют с федеральной Счетной палатой.

Ответственность за результаты оценки ложится на должностные лица (аудиторов).

Сроки проведения проверочных мероприятий определяются на текущий год и вносятся в графики. В 294-ФЗ указано на необходимость уведомления организации-заказчика о предстоящей проверке за 3 рабочих дня или за 24 часа при внеплановой проверке.

Кого и что проверяют

Аудит может быть направлен на анализ эффективности закупочной деятельности как отдельного учреждения, так и на оценку результативности государственной и муниципальной программы, насколько эффективно были расходованы целевые средства и дополнительные ассигнования и пр.

Проверке подлежит деятельность:

  • государственных организаций;
  • юридических лиц;
  • унитарных предприятий;
  • бюджетных и автономных учреждений.

При мониторинге подлежат анализу все этапы государственных закупок от планирования до исполнения контракта.

При этом оценивается деятельность должностных лиц заказчиков, закупочных комиссий, контрактных управляющих и служб внутреннего контроля.

Порядок проведения

При проведении аудиторских мероприятий выделяют три основных этапа:

  1. Подготовительный, который направлен на предварительный сбор и изучение информации по закупочной деятельности, а также составление проекта аудита.
  2. Основной этап, который предусматривает проверки всех материалов закупки и направлений работы организации. Отдельно стоит обратить внимание на вопросы эффективности и целесообразности результатов закупок и формирование бюджетной экономии.
  3. Заключительный этап, включающий обобщение результатов аудиторской деятельности и подготовку отчета с выводами и рекомендациями по результатам аудиторских мероприятий.

В ходе аудита специалистами анализируются данные из открытых источников, а также официальные документы, получаемые от государственных заказчиков. При проведении проверки контролирующими инстанциями могут запрашиваться у организации такие документы:

  • планы;
  • планы-графики закупок;
  • документы, обосновывающие потребности в конкретных товарах или услугах;
  • реестры заключенных контрактов;
  • полученные банковские гарантии (реестры);
  • реестры недобросовестных поставщиков;
  • каталоги необходимых товаров;
  • правила нормирования;
  • оригиналы заключенных контрактов;
  • отчетная документация по завершенным контрактам (акты и пр.).

Государственным заказчикам стоит учитывать, что за непредоставление запрашиваемых сведений либо за предоставление заведомо ложной информации законом установлена уголовная или административная ответственность.

Обычно наиболее пристальное внимание аудиторы уделяют контрактам, заключенным посредством неконкурентных способов.

В ходе аудиторских мероприятий работа заказчика оценивается по целому ряду направлений:

  • насколько правильно оформлены и заключены контракты (содержались ли там обязательные условия, соблюдены ли сроки подписания, получены ли необходимые согласования и пр.);
  • соблюдены ли поставщиками и исполнителями условия контракта с точки зрения количества и качества товаров, выполненных работ и оказанных услуг, а также сроков работы и порядка оплаты контракта;
  • соответствует ли требованиям планирование и процедура проведения закупок (в том числе при закупках с помощью конкурентных процедур);
  • отвечает ли установленным правилам расчет цены контракта, и насколько обоснованной она является;
  • насколько эффективно происходило управление контрактами.

Результаты проверок

По результатам проведенного аудита формируется отчет. В отчете должны содержаться конкретные сведения об обоснованности и эффективности затрат на проводимые торги в процессе государственных закупок, а также выводы, предложения и рекомендации.

В задачи аудиторов входит необходимость установления причин неэффективной работы системы госзакупок и подготовка  предложений, направленных на их устранение и усовершенствование действующей контрактной системы.

Результаты проведенных мероприятий, оформленные в письменной форме, содержат указание на следующие данные:

  1. Количество проведенных контрольных мероприятий: сумма заказов, которые оценивались; отдельно сумма заказов, которые были признаны неэффективными и нерезультативными с точки зрения расходования бюджетных средств (например, были оплачены невыполненные или некачественно выполненные работы).
  2. Количество выданных предписаний и обращений в контролирующие инстанции и правоохранительные органы.

При аудите контролеры должны зафиксировать все выявленные ими нарушения: при организации заказа (например, проигнорированы требования о формировании конкурсной комиссии, общественном обсуждении заказов и пр.

); планировании закупки; в документации (не прописаны или предъявлены недопустимые требования к участникам, нет обязательных условий в проекте контракта, не установлены критерии оценки заявок и пр.

); по подписанным контрактам (соответствует ли договор предложению участника, какие сроки заключения контракта и внесения обеспечения по нему); по процедурам госзакупок (внесено ли обеспечение по закупке, предприняты ли антидемпинговые меры, насколько обоснованы отказы в допуске участников, велись ли все необходимые протоколы), а также при исполнении договора (законность внесения правок, экспертиза результатов, своевременность работы, порядок расторжения и пр.).

Также по результатам проверочного контрольного мероприятия аудиторами составляется акт, содержание которого доводится до сведений руководителей проверяемых инстанций и публикуется на официальном сайте госзакупок в ЕИС в открытом доступе.

Руководитель учреждения-заказчика вправе не согласиться с результатами проведенных мероприятий, которые нашли отображение в акте. Он может приложить к акту свои пояснения и возражения.

Руководитель всегда должен быть готов к тому, что от него потребуют обосновать его действия или бездействие при осуществлении госзакупок.

Когда аудиторами выявляются нарушения, то они обязаны направить заказчику предписание об их устранении, а также передать информацию в ФАС, прокуратуру или ФНС. По результатам внешнего аудита закупка может быть признана необоснованной.

Проверяемые учреждения также могут обжаловать деятельность аудиторов в законодательных (представительных) органах или арбитражном суде.

Таким образом, ключевой смысл аудита состоит в оценке эффективности и обоснованности различных аспектов проводимых закупок учреждения, которое является заказчиком государственных услуг.

В процессе аудита в сфере закупок выполняется ряд важных задач: анализ, оценка, проверка обоснованности, законности, целесообразности и результативности затрат на закупки и контракты, выявление нарушений и недостатков при проведении закупок. По результатам аудита составляется акт и отчет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно! 

+7 (499) 110-86-72

Москва и область

Источник:

Как проходит мониторинг в сфере закупок по 44-ФЗ

Закон о контрактной системе предусматривает процедуру сбора, упорядочения и анализа информации о ходе закупок. В чем суть и основная цель такого мониторинга, и кто его осуществляет, рассматриваем в статье.

Мониторинг закупок представляет собой систематическое наблюдение, регистрацию параметров закупочной деятельности всех участников контрактной системы, подведение итогов и предложение мер по совершенствованию процесса осуществления заказов, проводимых в рамках 44-ФЗ.

Правила проведения мониторинга утверждены Постановлением от 03.11.2015 № 1193.

Ст. 97 44-ФЗ указывает на то, что мониторинг закупок осуществляется в целях:

  1. Оценки степени достижения целей госзакупок, согласно ст. 13.
  2. Оценки обоснованности госзакупок, согласно ст. 18.
  3. Совершенствования законодательства РФ и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок.

В процессе оценки достижения целей проверяется: реализованы ли мероприятия, предусмотренные документами стратегического и программно-целевого планирования, исполнены ли международные обязательства РФ, выполнены ли полномочия государственных, муниципальных органов и органов субъектов РФ.

Оценка обоснованности выражается в правильности определения следующих параметров: объект, размер НМЦК, способ определения поставщика.

Сводный аналитический отчет

В связи с тем, что одной из целей мониторинга закупок является оценка эффективности обеспечения государственных и муниципальных нужд, рассмотрим подробнее содержание и требования к порядку составления сводного отчета, являющегося документом-индикатором основных показателей закупочной деятельности и изменений контрактной системы.

Используя информацию, содержащуюся в ЕИС, обращаясь в Счетную палату, контрольно-счетные органы, ФАС, а также привлекая иных лиц, Минфин должен подготовить отчет, содержащий в том числе следующую информацию:

  • о количестве размещенных извещений об осуществлении закупок, суммарном значении НМЦК, в том числе мониторинг централизованных закупок;
  • о количестве состоявшихся и несостоявшихся процедур;
  • о количестве и общей стоимости контрактов;
  • об исполнении контрактов, в том числе об оплате и начислении неустоек;
  • о ведении реестра недобросовестных поставщиков;
  • о ведении реестра жалоб, плановых и внеплановых проверок;
  • о количестве банковских гарантий и общей денежной сумме, указанной в них;
  • о результатах осуществления контроля;
  • о функционировании ЕИС.

Проект сводного отчета разрабатывается до 15 марта года, следующего за отчетным. До 15 апреля он подлежит согласованию с ФАС и иными заинтересованными федеральными органами исполнительной власти. А до 30 апреля он предоставляется на рассмотрение в Правительство.

Источник: https://stepnoeadm.ru/zemlya/kak-zakazchikam-po-zakonu-n-44-fz-prohodit-monitoring-i-audit-v-sfere-zakupok.html

Как проводить аудит поставщиков. Вопросы и решения – Наталья Уразова. Тренер по коммерческим закупкам

Кака провести аудит закупок муниципальных

Пример.

На момент выбора поставщик предоставил отличные образцы продукции, сертификат по ISOи дал лучшие цены с большим, чем у конкурентов, сервисом.

6 месяцев работы показали следующие результаты: 3,5% поставок несоответствующего качества продукции с последующим возвратом и заменой, 7% поставок с задержкой от двух до пяти дней, 9,2% поставок с несоответствием в комплектации и сопровождающих документах. Реальное сотрудничество показало низкую способность поставщика обеспечивать необходимую потребность.

Обращение к поставщику с предложением провести аудит вызвало негативную реакцию: «Мы и так на вас фактически не зарабатываем! У нас СМК подтвердили европейские аудиторы.

Что вы там сможете проверить?! У нас всё нормально! Мы же моментально реагируем на все проблемы!», то есть поставщик продемонстрировал не только низкую способность обеспечивать качество, но и абсолютную неготовность к сотрудничеству в области качества и снижения затрат, считая что у него «всё нормально».  Поставщик даже не задумывался, что постоянное тушение пожаров ложится на себестоимость и не дает зарабатывать. На этого поставщика приходилось 40% объема закупаемой продукции, которая относится к основным материалам.

Цели аудита

Итак, обозначим основные цели аудита:

  1. Проверить способность поставщика производить и поставлять продукцию, соответствующую нашим требованиям и согласованному уровню сервиса;
  2. Определить способность и готовность поставщика повышать качество производимой продукции и уровень сервиса.

Предмет аудита

Для этих целей нам необходимо проверить:

  1. Процесс производства;
  2. Систему поставок;
  3. Организацию сервиса;
  4. Систему управления качеством.

Виды аудита

Есть три вида аудитов:

  1. Аудит потенциального поставщика
  2. Ситуативный аудит, устанавливающий причины проблем с качеством и/или другими проблемами поставок от действующего контрагента
  3. Мониторинговый регулярный аудит

По каким товарным группам проводится аудит поставщиков?

Проведение аудита поставщиков — затратное мероприятие, которое требует еще и много времени. Даже если у вас всего 400 поставщиков, то при проведении ежегодного аудита вам придется проводить по 33 аудита в месяц. Проведение тотальной оценки всего портфеля поставщиков, конечно же, невозможно.

В зависимости от места нахождения поставщика (в вашем округе или за тысячу км, внутри страны или за рубежом) следует добавить расходы на служебные командировки. Поэтому предприятия должны, прежде всего, определить приоритеты для проведения аудита.

Для этого отдел снабжения должен дать ответы на следующие вопросы:

  • по каким товарным группам проводится аудит,
  • какие поставщики проходят аудит,
  • насколько полным должен быть аудит,
  • как часто следует проводить аудит,
  • кто проводит аудит.

Так по каким товарным группам проводить аудит? Если рассматривать матрицу «финансовые риски – риски поставок», то будет понятно, что аудиту подлежат поставщики тех товаров, оборудования и материалов, которые несут наибольшие затраты на закупку и серьезно влияют на деятельность предприятия, а также имеют сложную спецификацию, требующую высокой технологической компетентности поставщика.

Например, к эти группам можно отнести сырье, оборудование, упаковку и комплектующие. Из всей номенклатуры это будет не более 20% закупаемой продукции, но затраты на эти группы составят свыше 70%. Как правило, к этой группе можно отнести материалы с высокой степенью критичности для нашего производства.

Однако, нам по всем товарным группам требуется надлежащее качество, оптимальная цена и низкие издержки по процессам. Неужели для поставщиков некритических материалов не проводить оценки? Тоже не вариант, ведь таких товаров как раз очень много в номенклатуре и мы рискуем нарваться на большие издержки по процессу. 

И что же делать? Здесь нам надо будет ответить на вопрос:

Насколько полным должен быть аудит?

Давайте рассмотрим возможные процедуры аудита.

  • Самооценка поставщика по опроснику. 
  • Оценка поставщика на предприятии одним или двумя специалистами (интервью, наблюдение) с помощью опросника.
  • Тщательная экспертиза группой аудиторов.

На стадии выбора поставщика

В большинстве случаев достаточно самооценки поставщика, образцов продукции, различного рода сертификатов и отзывов других клиентов.

Важно сделать хороший опросник для самооценки. В него должны быть включены следующие основные разделы:

  1. Производство (подразделы: разработка, планирование выпуска продукции, работа с заказчиком, планирование потребности, производство, обслуживание, мониторинг и измерение, управление несоответствиями, анализ и усовершенствование);
  2. Система поставок (подразделы: закупка, склад входящей продукции, склад готовой продукции, траспортная логистика, работа с рекламациями);
  3. Ресурсы (подразделы: человеческие ресурсы, оборудование, инфраструктура, рабочие условия, культура безопасности);
  4. Система контроля качества и ответственность руководства.

Вопросы должны звучать так, чтобы на них можно было ответить «да», «нет», «частично». Например, из подраздела «Закупка»: «Существуют ли установленные критерии оценки ваших поставщиков?». При ответе «нет» 0 баллов, при ответе «частично» 1 балл, при ответе «да» – 2 балла.

Аудит поставщиков. Фрагмент оценочного листа. Процесс закупки

Вы можете сами установить рейтинг. Например, 0/3/6 баллов соответственно.

При проблемах качества действующего поставщика

Ситуативный аудит необходимо проводить самостоятельно, особенно, если это поставщик материала, достаточно критичного для производства и с высокими финансовыми рисками. Такой аудит связан с рекламациями и значительными экономическими потерями. 

В некоторых случаях ситуативный аудит проводится на основании регулярной оценки деятельности поставщика при наличии отрицательной динамики. Например, мы установили некий порог нормы, ниже которой пора бить тревогу и предпринимать серьезные действия.

На рисунке установленный порог равен 3 баллам и явно заметно снижение показателей поставщика. производился ежемесячно.

Снижение уже в третьем месяце (с 3,7 до 3,3) должно было побудить закупщика сделать запрос на самооценку поставщика и на причины снижения показателей.

 Фрагмент рейтинга поставщика по установленным показателям KPI регулярной оценки деятельности

В данном случае мы видим, что иногда можно предупредить необходимость затратного аудита, если внимательно следить за деятельностью поставщика и обращать внимание на ключевые показатели эффективности поставщика.

При необходимости проводить ситуативный аудит (в примере – на 5 месяце) собирается команда из тех специалистов-аудиторов, которые являются экспертами именно в области снижения показателей. Как правило, аудит занимает один день. В некоторых случаях мы обращаемся к внешним аудиторам.

Мониторинговые аудиты

Такие аудиты проводятся планово для подтверждения квалификации поставщика и с целью повышения качества и усовершенствования. Здесь надо напомнить, что ежегодно мы повышаем уровень KPI для поставщика, добиваясь значения «0 дефектов» по продукции и процессам.

Предположим, показатель качества в 99,3% был нормой в прошлом году, на следующий год надо повысить этот показатель. Мониторинговые аудиты тоже можно проводить с помощью процедуры самооценки, дополняя оценкой собственного аудитора по тому же опроснику.

Такие аудиты также не занимают более одного дня.

Если же нам необходимо поработать над усовершенствованием в рамках проектов по снижению совокупной стоимости владения или улучшению  нашей продукции, то здесь собирается команда из экспертов получателя и поставщика для анализа процессов и разработки предложений по развитию.

Такая работа зачастую выходит за рамки собственно аудита и превращается в коллективный проект по усовершенствованию.

Здесь стоит вспомнить о стоимости аудита и такой командной работы и понять, что ожидаемые результаты такой деятельности должны серьезно превышать затраты (как и степень ожидаемых рисков при отсутствии внимания).

Кто проводит аудит

Аудит может проводить само предприятие-получатель или независимая организация. Предприятие-получатель всегда должно учитывать свои собственные расходы при проведении аудита собственными силами. 

Мы уже говорили, что можно проводить простые формы аудита: поставщик сам по опросным листам покупателя проводит аудит или один представитель покупателя осуществляет наблюдение по опросным листам.

Для проведения более сложного аудита создается межфункциональная команда покупателя. Если компания серьезно относится к управлению производительностью поставщиков, то создается аудиторский отдел.

Также можно обратиться к независимой организации, осуществляющей аудит.

Опросные листы для аудита должны ориентироваться на элементы аудита, проводимого официальными сертифицирующими организациями, и дополняться следующими специфическими требованиями предприятий:

  • отборы образцов,
  • процессы контроля,
  • процессы и форматы документирования результатов,
  • процессы улучшения,
  • требования к технологии и логистике.

Выше мы уже говорили о разделах опросных листов. 

Процесс проведения аудита

Процесс проведения аудита может выглядеть следующим образом:

  • извещение: поставщики получают извещение о проведении аудита в письменном виде. Поставщикам сообщается также об объеме аудита, сроках проведения, продолжительности (как правило, это один день) и лицах, которые будут проводить аудит;
  • подготовка поставщиков к аудиту: для подготовки к аудиту поставщик получает опросный лист. Поставщик может заранее подготовить все необходимые документы. Одновременно поставщик заранее должен предоставить аудиторам документацию по управлению качеством (инструкции, результаты проверки процессов);
  • проведение аудита на месте: аудит проводится командой предприятия-получателя, составленной по принципу пересечения функций. В команду входят представители отделов снабжения и обеспечения качества. Она может быть дополнена представителями производственных и научно-конструкторских отделов. Начинается аудит с вводной беседы. Затем проверяются все процессы в их прохождении в соответствии с перечнем задач аудита. Дальнейшее проведение аудита согласовывается в ходе последующих переговоров;
  • анализ: после завершения аудита аудиторы должны в обязательном порядке изложить результаты в письменном отчете, в котором они еще раз анализируют слабые места. Только после этого можно обсуждать эти проблемы у себя на предприятии и у поставщика. По результатам отчета проводится разбивка на категории, выводятся необходимые корректирующие мероприятия и указываются сроки их реализации. Поставщик обязательно должен получить отчет об аудите.

Поставщик по результатам аудита составляет ПКМ (план корректирующих мероприятий), в котором должны быть отражены все необходимые для дальнейшего взаимодействия изменения в процессах поставщика. Отслеживайте основные вехи проекта по улучшению, чтобы убедиться в надежности поставщика и его готовности к сотрудничеству.

Польза аудита

Предприятие-покупатель

  • получает представление о ситуации, в которой находится поставщик
  • целенаправленно изучает слабые стороны поставщиков и может обсудить имеющиеся проблемы
  • формирует четкие требования к поставщику и исследует способность поставщика их выполнить
  • аудит вынуждает системно подходить к оценке поставщиков
  • результаты аудиторских проверок являются основой для мероприятий по “воспитанию” поставщика в рамках системы управления производительностью поставщиков

Предприятие-поставщик

  • получает перечень мероприятий для повышения уровня качества и снижения затрат
  • получает объективные данные о своих слабых местах и предпочтениях потребителя
  • происходит обмен “ноу-хау”
  • аудит помогает поставщику подготовиться к аудиту, проводимому специализированными сертифицирующими органами (например, по нормам ИСО)

Список книг по закупкам

Источник: https://www.urazova.com/blog/kak-provodit-audit-postavshchikov-voprosy-i-resheniya/

Все легально
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: