Инструкция по работе с персональными данными контрагентов

Содержание
  1. 5 шагов по организации учета и хранения персональных данных
  2. Какие данные являются персональными
  3. Обработка персональных данных
  4. Организация учета и хранения персональных данных
  5. Подведем итоги
  6. Обработка персональных данных контрагентов
  7. Ответ юриста:
  8. Правовое обоснование:
  9. Организация работы с персональными данными
  10. Что такое персональные данные
  11. Оператор по обработке персональных данных
  12. Положение о работе с персональными данными
  13. Фрагмент Положения о персональных данных работников
  14. Если есть профсоюз
  15. Ознакомление работников с Положением
  16. Блог Главбух Ассистент » 10 ошибок при работе с персональными данными: к чему придерется Роскомнадзор
  17. Ошибка № 2.Не назначили ответственного за обработку персональных данных
  18. Ошибка № 3. Неутвердили перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным
  19. Ошибка № 4. Собираетеи храните лишние документы
  20. Ошибка № 5. Не проводите внутренний аудит работы с персональными данными
  21. Ошибка № 6. Не знакомите работников под подпись с законом о персональных данных
  22. Ошибка № 7. Не уведомили Роскомнадзор или неправильно заполнили уведомление об обработке персональных данных
  23. Ошибка № 8. Не сообщили в Роскомнадзор об изменении сведений, которые указали в уведомлении об обработке персональных данных
  24. Ошибка № 9. Не утвердили перечень мест хранения персональных данных
  25. Ошибка № 10.  Используете неверный бланк согласия на обработку персональных данных
  26. Обработка персональных данных: пошаговая инструкция для компаний — Право на vc.ru
  27. Разберемся с терминами
  28. Как обрабатывать ПДн, чтобы клиенты были спокойны, а Роскомнадзор не беспокоил
  29. Чем грозит невыполнение требований по обработке персональных данных
  30. Выводы
  31. Основные нормативные документы, касающиеся обработки персональных данных

5 шагов по организации учета и хранения персональных данных

Инструкция по работе с персональными данными контрагентов

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Работодатель, принимая сотрудника на работу, должен запросить у него определенные сведения, которые необходимы в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства.

Федеральный закон от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует от работодателя, который в данном случае является оператором персональных данных и выполняет их обработку, обеспечить безопасность этой информации.

Какие данные являются персональными

Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон о персональных данных).

К общим персональным данным можно отнести следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • адрес (место регистрации);
  • образование, профессия;
  • изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность и с этой целью используется оператором (Разъяснения Роскомнадзора от 30 августа 2013 года «О вопросах отнесения фото- и видео- изображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки»);
  • семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);
  • деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
  • прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Кроме того, в Законе о персональных данных упоминаются:

  • специальные персональные данные (касаются расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни). По общему правилу обработка этих данных не допускается. Исключение — случаи, предусмотренные частью 2 статьи 10 Закона о персональных данных;
  • биометрические персональные данные (характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно идентифицировать его личность). Для обработки таких сведений необходимо согласие субъекта персональных данных. Исключение — случаи, установленные ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.

Работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора (например, сведения о социальном и имущественном статусе человека не имеют отношения к его трудовому процессу). Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

  • в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
  • трудовой книжке;
  • документах о воинском учете, образовании, составе семьи;
  • справке о доходах с предыдущего места работы;
  • анкете, заполняемой при трудоустройстве;
  • личной карточке работника (форма Т-2);
  • свидетельствах о заключении брака, рождении ребенка;
  • медицинских справках и др.

У работодателя хранятся копии перечисленных документов, за исключением анкет, трудовых книжек и личных карточек.

Обработка персональных данных

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных (ст. 3 Закона о персональных данных).

Закон о персональных данных обязывает работодателя соблюдать определенные требования по обработке этих данных. Например, обработка персональных данных осуществляется только с согласия работника (п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных). Во избежание судебных споров лучше, если это согласие будет оформлено письменно. То же самое правило действует в отношении соискателей.

В некоторых случаях письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных). Например, письменное согласие работника на обработку его персональных данных требуется:

1) при получении персональных данных работника у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Но в этом случае работника нужно предварительно уведомить об этом и получить его письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

В уведомлении необходимо указать (п. 3 ст. 86 ТК РФ):

  • цели получения персональных данных работника у третьего лица;
  • предполагаемые источники информации (лица, у которых будут запрашиваться данные);
  • способы получения данных, их характер;
  • возможные последствия отказа работодателю в получении персональных данных работника у третьего лица. При отказе работника ознакомиться с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у другого лица целесообразно составить соответствующий акт.

Если работник передумал, то в любое время вправе отозвать согласие на обработку персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

В такой ситуации продолжение обработки персональных данных работника без его согласия возможно при наличии веских причин. Они перечислены в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10, части 2 статьи 11 Закона о персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

Определенную информацию (которая не имеет отношения к перечисленным в пункте 1 статьи 86 ТК РФ целям), работодатель не вправе запрашивать у третьих лиц даже, если работник согласен.

2) при передаче персональных данных работника третьим лицам, кроме тех случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ);

3) для обработки специальных категорий персональных данных работника, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений (п. 4 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных). К этим данным относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

При недееспособности работника письменное согласие на обработку его данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона о персональных данных). А в случае смерти работника такое согласие оформляют его наследники, если только оно не было получено от самого работника при его жизни (ч. 7 ст. 9 Закона о персональных данных).

Не во всех случаях требуется согласие работника на обработку персональных данных. Например, в том случае, если данные получены (п. 2 ч. 1 ст. 6, п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных, абз. 1 Разъяснений Роскомнадзора):

  1.  из документов (сведений), предъявляемых при заключении трудового договора;
  2. по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра о состоянии здоровья (ст. 69 ТК РФ, п. 3 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее — Разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012);
  3. в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, в том числе персональных данных близких родственников, и в иных случаях, установленных законодательством РФ (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат) (п. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  4. от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  5. от соискателя, который сам разместил свое резюме в Интернете, сделав его доступным неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).

Работодатель с согласия работника может поручить обработку его персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных, абз. 2 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012). Но при этом именно работодатель несет ответственность перед работником за действия указанного лица (ч. 5 ст. 6 Закона о персональных данных).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Организация учета и хранения персональных данных

Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты за счет своих средств (п. 7 ст. 86 ТК РФ).

Разберем пошагово действия работодателя по учету и хранению персональных данных в организации.

Шаг 1. Работодатель должен издать локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомиться с Положением о персональных данных, как и с остальными локальными нормативными актами, работник должен до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Ознакомить работника с документом путем рассылки его по электронной почте нельзя, это не будет считаться ознакомлением под подпись.

При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с данным документом.

Положение о персональных данных, как и любой другой локальный нормативный акт, издается и утверждается приказом, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. 

В случае проверки организации, проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники.

Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ.

Такой вывод также подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 № А40-20745/06-148-194).

Шаг 2. Работодатель утверждает документ, содержащий перечень персональных данных, которые используются в деятельности организации. В этот документ включаются все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

Помимо этого в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Шаг 3. Работодатель приказом должен назначить ответственных за работу с персональными данными и ответственных за обеспечение безопасности персональных данных.

Таким ответственным может быть как конкретное лицо, так и подразделение. В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения.

Этот приказ необходимо довести до сведения всех указанных в нем сотрудников, что должно подтверждаться их подписью.

Шаг 4. На случай проверки во избежание споров с проверяющими лучше подготовить следующие документы:

  • заявления работников о согласии на обработку персональных данных;
  • журналы учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, государственным органам;
  • журнал проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

Шаг 5. Приказом руководителя организации установить перечень мест хранения документации, являющейся носителем персональных данных работников, а также перечень мер, необходимых для обеспечения сохранности персональных данных, порядок их принятия.

Все документы, содержащие персональные данные работников, такие как личные дела, картотеки, учетные журналы, следует хранить в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются.

Трудовые книжки работников нужно хранить в сейфе отдельно от личных дел.

Подведем итоги

Что можно порекомендовать работодателям во избежание привлечения к ответственности, а также дополнительных затрат в случае проведения проверок? Обязательно проверьте:

  • от всех ли работников получено согласие на обработку персональных данных;
  • ознакомлены ли работники с локальными актами, устанавливающими порядок обработки таких данных, и с их правами и обязанностями в этой области;
  • должным ли образом осуществляется хранение и защита персональных данных;
  • соответствует ли документация об их обработке требованиям законодательства и т.д.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1583

Обработка персональных данных контрагентов

Инструкция по работе с персональными данными контрагентов

Вопрос: Обязана ли организация принять от своих контрагентов, являющихся физическими лицами, письменное согласие на обработку персональных данных?

Ответ юриста:

Обработка персональных данных контрагентов – физических лиц (в том числе физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями), с которыми непосредственно у организации заключен договор, может осуществляться без согласия на обработку персональных данных при условии, что эти данные не будут распространяться и предоставляться третьим лицам без согласия субъекта персональных данных и будут обрабатываться только в целях исполнения заключенных с ними договоров (купли-продажи, подряда, оказания услуг и пр.).

Правовое обоснование:

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон N 152-ФЗ) персональными данными является любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных).

Любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение, признаются обработкой персональных данных (п. 3 ч. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).

Оператором персональных данных, как следует из п. 2 ст. 3 Закона N 152-ФЗ, является лицо, в том числе юридическое, организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели их обработки, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с ними.

При этом лицо признается оператором персональных данных вне зависимости от какой-либо регистрации, наличия или отсутствия специальных разрешений, а в силу самого факта осуществления им деятельности по обработке персональных данных.

Случаи, при которых допускается обработка персональных данных без согласия субъекта таких данных, исчерпывающим образом установлены ст. 6 Закона N 152-ФЗ.

Так, допускается обработка персональных данных, если она необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ). По смыслу этой нормы лицо, которому предоставляется возможность обработки персональных данных, является стороной по указанному договору.

В силу ч. 1 ст. 22 Закона N 152-ФЗ до начала обработки персональных данных операторы обязаны уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (далее – уполномоченный орган) о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 22 Закона N 152-ФЗ.

Так, уведомлять уполномоченный орган не нужно, если персональные данные получены оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, при том, что персональные данные не распространяются, не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта персональных данных и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных (п. 2 ч. 2 ст. 22 Закона N 152-ФЗ).

Таким образом, обработка персональных данных контрагентов – физических лиц (в том числе являющихся индивидуальными предпринимателями), с которыми непосредственно у организации заключены договоры поставки (либо оказания услуг и пр.

), может осуществляться без согласия на обработку персональных данных и без уведомления уполномоченного органа при условии, что эти данные не будут распространяться и предоставляться третьим лицам без согласия субъекта персональных данных и будут обрабатываться только в целях заключения с ними соответствующих договоров (определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 06.04.2012 N 33-8687).

Если же организация намерена осуществлять обработку персональных данных в иных случаях, не связанных с исполнением договора, то она обязана получить согласие на обработку персональных данных.

Несмотря на то, что в рассматриваемом случае оператор подпадает под исключение и не обязан получать согласие субъекта персональных данных на обработку и уведомлять Роскомнадзор о работе с персональными данными, это не освобождает его от необходимости применения мер по защите персональных данных. Лица, виновные в нарушении требований Закона N 152-ФЗ, несут гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством РФ ответственность (ст. 24 Закона N 152-ФЗ).

_______________________

Правовая информация приведена по состоянию на дату консультации – 02.12.2013

Источник: http://parma-legal.ru/nashi-konsultatcii/2014-05-20/obrabotka-personalnykh-dannykh-kontragentov

Организация работы с персональными данными

Инструкция по работе с персональными данными контрагентов

С конца лета Закон о персональных данных действует в новой редакции. Изменились правила получения и защиты информации. Для работодателя это означает лишь одно – дополнительный документооборот. В статье расскажем о том, как составить положение о работе с персональными данными сотрудников и назначить ответственного за организацию работы с персональными данными.

Что такое персональные данные

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” (далее – Закон N 152-ФЗ) определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к физическому лицу (субъекту персональных данных). Об этом сказано в п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ.

Согласно ч. 1 ст. 85 Трудового кодекса под персональными данными сотрудника понимают информацию, касающуюся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями. Речь идет о таких данных, как:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • пол;
  • адрес;
  • семейное положение;
  • должность (профессия);
  • зарплата, другие доходы;
  • владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.;
  • образование, квалификация, профессиональная подготовка, сведения о повышении квалификации;
  • привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • физиологические особенности, здоровье;
  • деловые и иные личные качества;
  • другие сведения.

Перечень кадровых документов, в которых содержатся персональные данные работников, приведен в табл. 1 на с. 76.

Таблица 1. Документы, в которых содержатся персональные данные работников

NДокументСведения
1Анкета, автобиография, личный листок по учету кадров (заполняется при приеме на работу)Анкетные и биографические данные работника
2Копия документа, удостоверяющего личность работникаФ.И.О., дата рождения, адрес регистрации, семейное положение, состав семьи
3Личная карточка (форма N Т-2, утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)Ф.И.О. работника, место его рождения,состав семьи, образование, а также данные документа, удостоверяющего личность
4Трудовая книжкаСведения о трудовом стаже, предыдущихместах работы
5Копии свидетельств о заключениибрака, рождении детейСостав семьи, изменения в семейном положении
6Документы воинского учетаИнформация об отношении работника к воинской обязанности, необходимая работодателю для осуществления воинского учета работников
7Справка о доходах с предыдущегоместа работыФ.И.О., данные о сумме дохода и удержанного НДФЛ
8Документы об образованииПодтверждают квалификацию работника, обосновывают занятие определенной должности
9Документы обязательного пенсионного страхованияФ.И.О., личные данные
10Трудовой договорСведения о должности работника, заработной плате, месте работы, рабочем месте, а также иные персональные данные работника
11Приказы по личному составуИнформация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности работника

Оператор по обработке персональных данных

Согласно Закону N 152-ФЗ лицо (юридическое или физическое), которое организует и (или) осуществляет обработку персональных данных, определяет их состав, цели обработки, действия, совершаемые с персональными данными, называют оператором (п. 2 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). В нашем случае это работодатель.

Обработка персональных данных – любое совершаемое с ними действие. Операции по обработке персональных данных:

  • сбор;
  • запись;
  • систематизация;
  • накопление;
  • хранение;
  • уточнение (обновление, изменение);
  • извлечение;
  • использование;
  • передача (распространение, предоставление, доступ);
  • обезличивание;
  • блокирование;
  • удаление;
  • уничтожение персональных данных.

Положение о работе с персональными данными

Порядок выполнения обработки оператором персональных данных может быть установлен в Положении о работе с персональными данными сотрудников (далее – Положение). Унифицированной формы документа нет.

Рассмотрим, как составить этот документ с учетом требований Закона N 152-ФЗ. Положение состоит из нескольких разделов. Они представлены в табл. 2. В ней же кратко указаны сведения, которые должны содержать разделы.

Развернутая информация представлена во фрагменте Положения о персональных данных работников, которое приведено на с. 80.

Таблица 2. Структура Положения о персональных данных работников

NОбязанность раздела
1Общие положенияЦель принятия Положения
Вопросы, которые регулирует Положение
Ссылки на нормативные акты. Указывают, на основании каких документов составляется Положение. В организациях, где работают государственные гражданские служащие, дается ссылка на: – Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ “О государственной гражданской службе РоссийскойФедерации”; – Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 “Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела”; – нормативные акты субъекта РФ
2Основные понятия. Состав персональных данных работниковОсновные понятия. Даются определения понятий “персональные данные”, “обработка персональных данных”, “использование персональных данных”, указывается срок хранения документов и т.д. Отдельно должно быть указано, что относится к персональным данным в конкретной компании с учетом ее особенностей (данные, используемые в работе, например сведения о работе на режимных объектах, об оформлении допуска к государственной тайне, о соответствии здоровья для профессий, связанных с тяжелыми и вредными условиями, и т.д.)
Перечень документов организации, которые содержат персональные данные
3Получение персональных данных работниковПроцедура получения персональных данных. Указывается, что данные получают и обрабатывают на основании письменного согласия работника. Указываются случаи, когда согласие не нужно
4Использование персональных данныхЦели использования личной информации сотрудников
5Обработка персональных данныхУсловия, соблюдаемые при обработке персональных данных работника
6Передача персональных данных (доступ к персональным данным)Порядок передачи персональных данных внутри организации (внутренний доступ), сторонним лицами государственным органам (внешний доступ)
7Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данныхУказывают тех, кто несет ответственность за нарушение правил хранения и использования персональных данных

Фрагмент Положения о персональных данных работников

Введение Положения в действие

Положение о персональных данных утверждается руководителем компании и вводится в действие приказом по организации (образец приведен на с. 90). Запись об утверждении Положения нужно сделать в журнале регистрации локальных нормативных актов.

Образец приказа

Если есть профсоюз

Если в компании есть профсоюз, с ним нужно согласовать Положение. Для этого проект положения направляют в выборный орган профсоюза (ст. 372 ТК РФ). Тот должен выразить свое мнение (в письменной форме) не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта.

Если профсоюз не согласен с проектом или имеет предложения по его совершенствованию, у администрации есть два выхода. Первый – согласиться.

Второй – в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. Если и это не поможет, следует оформить протокол разногласий.

После этого администрация имеет право принять Положение без учета требований профсоюза. Однако тот сможет обжаловать Положение или начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, предусмотренном гл. 61 Трудового кодекса.

Ознакомление работников с Положением

Работники должны быть ознакомлены с Положением под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Данный факт может фиксироваться:

  • в тексте трудового договора каждого работника (перечисление локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора);
  • – листе ознакомления с Положением (образец на с. 91);
  • – журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами (образец на с. 91).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами

N п/пНаименование локального нормативного актаДатаПодпись
1Правила внутреннего трудового распорядка ООО “Черный лес”

Источник: https://hr-portal.ru/article/organizaciya-raboty-s-personalnymi-dannymi

Блог Главбух Ассистент » 10 ошибок при работе с персональными данными: к чему придерется Роскомнадзор

Инструкция по работе с персональными данными контрагентов

Роскомнадзор проверяет, как работодатели соблюдают правила обработки персональных данных. Расскажем о 10 нарушениях, которые выявляют чаще всего. Пока не выписали штраф или предписание, проверьте, все ли требования вы соблюдаете.

Что нужно сделать.Не только разработать политику обработки данных, но и опубликовать ее на сайтеили другим способом обеспечить неограниченный доступ к документу (ч. 2 ст.18.1 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Разработайте политику илиактуализируйте ту, что у вас есть, по Рекомендациям Роскомнадзора от 27.07.2021. Важно: не копируйтеготовые формулировки, а отобразите в документе особенности именно вашейкомпании. За нарушение грозит штраф до 30 000 руб.

(ч.3 ст. 13.11 КоАП РФ).

Ошибка № 2.Не назначили ответственного за обработку персональных данных

Что нужно сделать.Назначить одного сотрудника, который будет отвечать за обработку персональных данных.Ответственный должен подчиняться непосредственно генеральному директору и унего должны быть полномочия давать указания руководителям подразделений (ч.2ст. 22.1 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Ошибка № 3. Неутвердили перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным

Что нужно сделать.С помощью приказа утвердите перечень сотрудников, которым может понадобитьсядоступ к персональным данным в связи с их должностными обязанностями.

Получатьони должны только те данные, которые им нужны в работе (ст. 88 ТК РФ).

В приказе можно указать ФИО, должности конкретных сотрудников, структурноеподразделение или перечень должностей и структурное подразделение.

Ошибка № 4. Собираетеи храните лишние документы

Что нужно сделать. Проверьте личные дела сотрудников – в них не должно быть лишних документов (ч. 5 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Для этого воспользуйтесь чек-листом.

Чек-лист: что можно хранить в личном делеСкачать

Как только вы оформили кадровые документы, предоставилисотруднику гарантии и компенсации и выполнили другие необходимые действияи процедуры, персональные данные больше не нужны.

Копии документовверните сотруднику или уничтожьте. Если в личном деле сотрудника, другихдокументах и папках будете хранить данные, которые уже обработалии которые больше не нужны, компанию оштрафуютна 50 тыс.

 руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).

Ошибка № 5. Не проводите внутренний аудит работы с персональными данными

Что нужно сделать.Разработайте процедуру внутреннего контроля или аудита и периодически егопроводите (п. 4 ч. 1 ст. 18.1 ФЗ от 27.07.2006№ 152-ФЗ). Для этого создайте комиссию, которая будет анализироватьдокументы, изучать процессы обработки персональных данных и даватьрекомендации по их защите.

Ошибка № 6. Не знакомите работников под подпись с законом о персональных данных

Что нужно сделать.Оформите лист ознакомления работников с положениями законодательствао персональных данных и внутренними документами по вопросам обработкиперсональных данных (п. 6 ч. 1 ст. 18.1 ФЗ от 27.07.2006№ 152-ФЗ). Другой вариант — включите положения в трудовойдоговор с работником.

Ошибка № 7. Не уведомили Роскомнадзор или неправильно заполнили уведомление об обработке персональных данных

Что нужно сделать.Ваша задача – уведомить территориальный орган Роскомнадзора о том, чтобудете обрабатывать персональные данные. Для этого используйте Методическиерекомендации Роскомнадзора, утв. приказом от 30.05.2021 № 94.Роскомнадзор предупреждает: не берите готовые шаблоны из интернета, они могутбыть ошибочными.

Ошибка № 8. Не сообщили в Роскомнадзор об изменении сведений, которые указали в уведомлении об обработке персональных данных

Что нужно сделать.Если изменили сведения, которые указывали в уведомлении, направьте в 10-дневныйсрок в Роскомнадзор информационное письмо.  Форма информационного письмаесть в Приложении № 2 к Рекомендациям № 94. Заполнитете поля, в которых меняются сведения.

Ошибка № 9. Не утвердили перечень мест хранения персональных данных

Что нужно сделать.Издайте приказ, которым утвердите перечень мест хранения материальных носителейперсональных данных – журналов, личных дел и т.д. (п. 13 Положения, утв.

постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687). Во всех кабинетах,где обрабатываете персональные данные на бумаге, определите местахранения — например, сейфы.

Местом хранения может быть и само помещение,например архив организации.

Ошибка № 10.  Используете неверный бланк согласия на обработку персональных данных

Что нужно сделать. Согласие на обработку персональных данных должно включать все обязательные реквизиты, которые предусматривает закон (ч. 4 ст. 9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). За некорректную форму согласия предусмотрен штраф до 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).

Согласие на обработку персональных данных должно содержать:

  1. 1. ФИО, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе.
  2. 2. ФИО, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных).
  3. 3. Наименование или ФИО и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных.
  4. 4. Цель обработки персональных данных.
  5. 5. Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных.
  6. 6. Наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, обрабатывающего персональные данные по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу.
  7. 7. Перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых способов обработки персональных данных.
  8. 8. Срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом.
  9. 9. Подпись субъекта персональных данных.

Образцы необходимых документов и более подробные разъяснения смотрите в презентации Роскомнадзора.

Презентация РоскомнадзораСкачать

Источник: https://blog.gba.guru/10-oshibok-pri-rabote-s-personalnymi-dannymi/

Обработка персональных данных: пошаговая инструкция для компаний — Право на vc.ru

Инструкция по работе с персональными данными контрагентов

Маршрут, который поможет самостоятельно выполнить требования по защите и обработке персональных данных.

Rawpixel

Меня зовут Андрей Северюхин. Я CEO Sum&Substance. Уже почти три года мы занимаемся онлайн-идентификацией для каршерингов, логистики и финтех-проектов, работа с персональными данными — одна из наших сильных сторон.

Вместе с Павлом Кирилловым, CEO компании Элефус и нашим партнером по работе с персданными, расскажем о том, как обрабатывать такую информацию, не нарушая закон.

Обычно компания задумывается о защите/обработке персональных данных, когда продвинутый клиент спрашивает: «А почему у меня не взяли согласие на обработку? Где на сайте можно посмотреть политику? А вы есть в Реестре операторов?».

Дальше компания начинает быстро собирать информацию, находит ФЗ-152. Но оказывается, что помимо самого закона есть еще куча подзаконных актов, и так, шаг за шагом происходит погружение в кроличью нору.

Окончательно потеряв надежду и увязнув в паутине этой достаточно запутанной темы, компания скачивает из интернета какое-то согласие, вешает на сайт политику по обработке персональных данных и, затаив дыхание, ждет, что им за это будет.

Мы предлагаем маршрут, который поможет выполнить все требования регуляторов и позволит выбраться из кроличьей норы. Следуйте за белым кроликом.

Разберемся с терминами

Персональные данные — любая информация, относящаяся (прямо или косвенно) к определенному или определяемому физическому лицу.

Звучит не очень понятно, попробуем разобраться, что относится к персональным данным, а что — нет. Далее представлена практика, полученная из комментариев Роскомнадзора и общения с регулятором.

Как в этом разобраться? Роскомнадзор предлагает следующий подход — если по совокупности данных можно идентифицировать человека, то мы имеем дело с персональными данными, даже если документов и других точных идентификаторов нет. Если же для идентификации нужна дополнительная информация, такие данные не считаются персональными.

Идентификаторы. Однозначные идентификаторы, по Роскомнадзору, это номер и серия паспорта, СНИЛС, ИНН, биометрические данные, банковский счет, номер банковской карты. Чтобы определить человека было невозможно, данные можно обезличить по методологическим рекомендациям Роскомнадзора.

Не могут рассматриваются как персданные (по крайней мере, по отдельности друг от друга): фамилия, имя, отчество, адрес проживания, email, номер телефона, дата рождения.

При этом, если у вас небольшая компания, и вы не уверены, обрабатываете ли персональные данные. Ответ «да» – всегда =)

  1. Вы нанимаете себе сотрудников или подрядчиков, заключаете договор, заполняете формы Т-2.
  2. Вы собираете данные клиентов для заключения договоров/выполнения заказов.
  3. На вашем сайте есть форма обратной связи с полями: ФИО, телефон, email.

Итак, любая компания автоматически является оператором персональных данных (то есть юридическим лицом, осуществляющим обработку). Давайте поговорим о том, как данные правильно обрабатывать и защищать, и что будет, если этого не делать.

Как обрабатывать ПДн, чтобы клиенты были спокойны, а Роскомнадзор не беспокоил

Во-первых, нужно выяснить, какие информационные системы есть в компании и какие специалисты задействованы в их функционировании. Инициатива должна исходить от руководства и ИТ, которые лучше других знают, какие системы используются. К процессу также привлекаются кадровые специалисты, юристы, продавцы.

Чаще всего компании обрабатывают персональные данные сотрудников (соискателей), клиентов, контрагентов.

Главное, что нужно сделать на этом этапе — понять, какие персональные данные обрабатываются, откуда они приходят и куда передаются. То есть нарисовать информационные потоки, связанные с обработкой персональных данных, причем как с автоматизированной, так и с ручной.

Шаг 2. Модель угроз и классификация информационных систем

Классификация. Здесь нам необходимо будет классифицировать наши информационные системы, обрабатывающие персональные данные, и определить актуальные для них угрозы. По результатам классификации мы определяем уровень защищенности информации.

Уровень защищенности персональных данных — это показатель, отражающий требования для обеспечения базовой защиты информации.

Модель угроз. Параллельно с классификацией мы определяем актуальные угрозы для наших систем, которые отражаем в модели угроз.

Модель угроз — это документ, в котором отражены актуальные угрозы, потенциально влияющие на работу конкретной информационной системы.

Результат этапа. Это полный перечень требований по защите персональных данных (уровень защищенности, базовые требования, модель угроз, требования, учитывающие специфику конкретной информационной системы, обрабатывающей персональные данные).

Шаг 3. Меры защиты персональных данных

После того, как мы определили требования, необходимо эти требования реализовать. Защита персональных данных делится на технические и организационные меры. Рассмотрим их подробнее.

  1. Антивирусная защита
  2. Модули разграничения доступа на уровне прикладных систем или сети.
  1. Назначаем ответственного за защиту персональных данных
  2. Утверждаем перечень обрабатываемых и защищаемых данных.
  3. Составляем регламент для сотрудников и знакомим с ним всех под роспись. Например, предупреждаем, что нельзя отправлять по почте сканы паспортов или заявляем о необходимости регулярно обновлять антивирус на рабочем месте.

На данном этапе мы должны разработать Согласие на обработку персональных данных и Политику по обработке персональных данных. Про них поговорим подробнее.

  1. Письменная форма согласия. Требования к пунктам согласия отражены здесь. Обратите внимание, данные требования предъявляются только к письменной форме, при этом письменная форма требуется далеко не во всех случаях.

    Например, при обработке биометрических данных, специальных категорий персональных данных (подробнее о том, что это такое — здесь), при трансграничной передаче.

  2. Когда согласие не нужно. Если вы заключаете договор с клиентом, в рамках которого вы берете с него персональные данные, то согласие брать не требуется.

    Подробнее о таких случаях — тут.

  3. Электронное согласие. В остальных случаях, достаточно электронного согласия.

Политики по обработке персданных. Рекомендации по разработке выпустил Роскомнадзор. Но это лишь рекомендации. Если они вас по каким-то причинам не удовлетворяют, можете руководствоваться другими подходами. Но, если у вас нет своих идей, возьмите предложения регулятора за основу.

Неавтоматизированная обработка персональных данных. Принимая решение, как и где хранить персональные данные на бумаге, можно ориентироваться на специальное постановление.

Шаг 4. Отправка уведомления в Роскомнадзор

Уведомление отправляется через сайте Роскомнадзора, где вводится вся та информация, которую мы собрали на предыдущих шагах. Заполнить и отправить уведомление можно здесь.

Есть случаи, когда уведомление в Роскомнадзор подавать не надо, они оговорены здесь. Обычно эти условия подходят для небольших и средних компаний. То есть не надо в любой непонятной ситуации отправлять уведомление в Роскомнадзор.

Чем грозит невыполнение требований по обработке персональных данных

Мы потратили уже прилично вашего времени, но не ответили на ключевой вопрос: а что же будет, если этого всего не сделать?

Разберем самые распространенные нарушения:

Нехитрый математический подсчет показывает, что если нарушить все пункты, то можно получить совокупный штраф порядка 300 тыс. рублей, о котором часто пишут в статьях. Но это в совокупности, по каждому конкретному нарушению будет меньшая сумма.

Выводы

Вот такие нехитрые шаги позволят вам спать спокойно и обрабатывать персональные данные. В первую очередь важно понимать, кто, где и зачем обрабатывает персональные данные. Это стержень на который наматывается вся остальная обертка, связанная с разработкой документов и доработкой сведений на сайте. Тот, кто познает эту истину, познает дзен.

Основные нормативные документы, касающиеся обработки персональных данных

Источник: https://vc.ru/legal/52958-obrabotka-personalnyh-dannyh-poshagovaya-instrukciya-dlya-kompaniy

Все легально
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: