Если положили деньги на корпоративную карту можно вернуть

Содержание
  1. Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться
  2. Из этой статьи вы узнаете:
  3. Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
  4. Как работает корпоративная карта
  5. Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом
  6. Как пользоваться корпоративной картой
  7. Что можно оплачивать корпоративной картой
  8. Что нельзя оплачивать корпоративной картой
  9. Как пополнить корпоративную карту
  10. Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
  11. Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты
  12. Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
  13. Резюме о корпоративных картах: плюсы и минусы, по сравнению с наличкой под отчет и чековой книжкой
  14. Корпоративная карта: плюсы и минусы
  15. Как оформить корпоративную карту?
  16. На что можно тратить деньги с корпоративной карты
  17. Правила для ИП
  18. Правила для юрлиц
  19. Корпоративные карты: плюсы и минусы использования
  20. Опрос
  21. Использует ли ваша компания корпоративную карту банка?
  22. Возврат денежных средств на корпоративную карту проводки
  23. 7 правил для корпоративной карты
  24. Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте
  25. Возврат на корпоративную карту от магазина проводки
  26. Составляем проводки по корпоративной карте компании
  27. Уроки 1с для начинающих и практикующих бухгалтеров
  28. Бухгалтерский учет операций с корпоративными картами
  29. Корпкарта: как использовать, чтобы бухгалтер и налоговая были довольны
  30. Что делать с корпоративной картой
  31. Какие расходы по корпкарте уменьшают налог
  32. Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?
  33. Какие документы нужно собирать?
  34. Можно снимать наличку по корпкарте?
  35. А вносить деньги на счёт?
  36. 7 лайфхаков по корпоративным картам: как использовать, не нарушая закон
  37. 1. Одна карта – один сотрудник
  38. 2. С именными картами меньше законодательных проблем
  39. 3. Устанавливайте лимит по карте
  40. 4. Сотрудник потратил деньги компании на личные нужды. Что делать?
  41. 5. Тратить деньги компании с карты можно не на все
  42. 6. Валютной корпокартой платить в Беларуси нельзя. Почти
  43. 7. За все расходы сотрудник отчитывается в бухгалтерии

Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться

Если положили деньги на корпоративную карту можно вернуть

Корпоративные карты — это аналог наличных денег под отчет и чековой книжки, только без документов и кассы.

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Как выдать деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
  2. Что такое корпоративная карта организации и как она работает
  3. Как открыть корпоративную карту и куда об этом сообщить
  4. Как пользоваться корпоративной картой
  5. Что можно и что нельзя оплачивать корпоративной картой
  6. Как пополнить корпоративную карту
  7. Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
  8. Как отчитаться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных
  9. Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
  10. Плюсы и минусы: корпоративная карта против налички под отчет и чековой книжки

Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды

Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:

  1. Выдача наличных из кассы организации под отчет;
  2. Чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
  3. Корпоративная банковская карта.

Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.

Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.

Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.

Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.

Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.

Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.

Как работает корпоративная карта

Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.

Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом

Корпоративная карта открывается в банке по заявлению клиента, при этом для юридического лица открывают специальный карточный счет. Об открытии такого счета банк уведомляет налоговую службу самостоятельно. Сообщать об открытии счета ФСС и ПФР не нужно, это требование было отменено в 2014 году поправками в 59-ФЗ.

Как пользоваться корпоративной картой

Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.

Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.

Что можно оплачивать корпоративной картой

  1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
    • — закупка товара, расчеты с поставщиками;
    • — оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
  2. Командировочные и представительские расходы:
    • — оплата счета в ресторане;
    • — покупка билетов;
    • — оплата проживания в гостинице;
    • — аренда автомобиля;
    • — суточные сотрудникам;
    • — оплата услуг переводчика;
  3. Хозяйственные и накладные расходы:
    • — покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
    • — покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
    • — оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
    • — прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
  4. Транспортные расходы:
    • — оплата бензина;
    • — расходы на обслуживание служебного транспорта.

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:

  • покупка товаров в личных целях;
  • оплата заработной платы;
  • оплата социальных платежей;
  • погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.

За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.

В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.

Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.

Как пополнить корпоративную карту

Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.

Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.

Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет

Со счета корпоративной карты на расчетный счет компании перевести деньги нельзя. Однако есть два способа вытащить деньги с карты и вернуть их на расчетный счет.

  1. Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию. Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;
  2. Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.

Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты

По умолчанию отчитываться нужно в течение 3 рабочих дней со дня:

  • истечения срока, на который выдавались деньги;
  • возвращения из командировки;
  • выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.

Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).

Что будет, если не подать отчет о расходах по карте

Будет штраф, а подотчетную сумму удержат из зарплаты, но в пределах среднемесячного заработка — удерживать больше незаконно. В дальнейшем в выдаче карты недобросовестному сотруднику могут отказать — но это на усмотрение организации.

Резюме о корпоративных картах: плюсы и минусы, по сравнению с наличкой под отчет и чековой книжкой

Сравнение способов выдачи денег с расчетного счета организации

Источник: https://spark.ru/startup/bank-siab/blog/45053/chto-takoe-korporativnaya-karta-organizatsii-i-kak-ej-polzovatsya

Корпоративная карта: плюсы и минусы

Если положили деньги на корпоративную карту можно вернуть

Корпоративная карта — платежный инструмент, привязанный к расчетному счету ИП или компании. Это современный аналог выдачи денег под отчет, только быстрее, без бумажного оформления и кассы.

Как оформить корпоративную карту?

Выпускает корпоративную карту банк, где у клиента есть расчетный счет или где клиент планирует его открыть под карту. Порядок оформления корпоративных карт зафиксирован в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».

Чтобы получить карту, будущий держатель пишет заявление и прилагает к нему определенный перечень документов, который банк устанавливает самостоятельно.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Пользователями могут быть директор, бухгалтер, секретарь, а также работники, которые регулярно ездят в командировки. Чтобы сотрудники не тратили лишнего, на корпоративных картах устанавливают лимит на снятие и расходование средств. Определяет его размер либо банк, либо владелец расчетного счета.

Корпоративные карты бывают:

  • дебетовые — в этом случае используются собственные денежные средства организации или ИП;
  • кредитные — деньги на счете принадлежат банку;
  • именные — оформляются на конкретного сотрудника;
  • не именные — могут использовать любые лица, предъявляющие карту к оплате;
  • валютные — если нужно оплачивать расходы в валюте, например в зарубежной командировке.

На что можно тратить деньги с корпоративной карты

Правила расходования средств с карты зависят от формы собственности и выбранной системы налогообложения.

Правила для ИП

Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности. Это признал Конституционный суд в п. 4 Постановления от 17.12.1996 № 20-П и подтвердили Банк России в Письме от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 и Минфин РФ в Письме от 19.04.2021 № 03-11-11/24221. Тонкости заключаются в режиме налогообложения:

  • У ИП на УСН «Доходы» расходная часть не интересует налоговую инспекцию, а обязанности вести бухучет нет.
  • ИП на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» придется вести раздельный учет, так как личные расходы нельзя учесть в целях налогообложения. Все операции нужно подтвердить документально.

Правила для юрлиц

Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы, ГСМ для автомобилей и др.

Главное — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной.

За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.

Непотраченную наличку нужно вернуть в компанию — бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере.

Онлайн-бухгалтерия для самостоятельных предпринимателей, которые не разбираются в бухгалтерии. Начинающим ИП — год в подарок!

Попробовать бесплатно

Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:

  • покупка товаров в личных целях;
  • выплата заработной платы;
  • выплаты социального характера (больничные, пособия и т.д.).

Корпоративные карты: плюсы и минусы использования

Сначала о плюсах:

  1. Проще контролировать расходы сотрудников благодаря лимиту по карте и смс-отчетам.
  2. Быстрее оформлять и выдавать подотчетные суммы.
  3. Не нужно снимать наличные на хозяйственные расходы — отсутствуют расходы на инкассацию и хранение налички.
  4. Можно оплачивать товары на сумму свыше 100 000 руб. — расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам.
  5. Возможно оплачивать покупки через интернет.
  6. Можно оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы.
  7. Можно получать наличные в любое время в банкомате — деньги на счете доступны круглосуточно.
  8. Не нужно покупать валюту для заграничных командировок — деньги автоматически будут списаны в валюте той страны, в которой находится держатель карты.
  9. Можно быстро заблокировать карту и сохранить деньги, если она утеряна или украдена.
  10. В зависимости от типа карты клиент получит от банка скидки на обслуживание счета и бонусы за пользование картой. Самые популярные «подарки» — это кешбэк, овердрафт, процент на остаток на счете.

Минусов не так много, но они есть:

  1. Расходы за границей придется подтвердить дополнительными документами, например инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов.
  2. Регулярное снятие наличных привлечет внимание банка. Для мониторинга операций по обналичиванию Центробанк РФ выпустил Методические рекомендации (утв. Банком России 21.07.2021 № 19-МР). В документе 10 признаков, которые заставят банк насторожиться.
  3. При проверке ФНС обратит внимание на расходы по корпоративной карте и их документальное подтверждение. Если по ним возникнут вопросы, то доначислит налоги, пени и штрафы.

Подведем итоги. Плюсов у карты значительно больше, чем минусов. Если соблюдать все правила пользования, то корпоративная карта — достаточно удобный платежный инструмент. Большую часть финансовых операций выполняет банк, а вы можете сконцентрироваться на развитии своего бизнеса.

Опрос

Пройдите небольшой опрос и помогите сделать действительно нужную карту для бизнеса. 

Использует ли ваша компания корпоративную карту банка?

Да Нет

Елена Галичевская, редактор-эксперт 

Источник: https://kontur.ru/articles/5630

Возврат денежных средств на корпоративную карту проводки

Если положили деньги на корпоративную карту можно вернуть

Во-вторых, можно купить что-то в офис, не связанное ведением деятельности, например, оплатить услуги массажиста, который приходит в офис раз в неделю и делает всем сотрудникам массаж.

При этом такие расходы будут считаться осуществленными за счет чистой прибыли (т.е. не будут уменьшать налогооблагаемую базу). В-третьих, можно купить что-то для себя лично, например, продукты, памперсы для своих детей и т.п.

В этом случае, это будет считаться растратой распорядителя карты и будет компенсирована за счет заработной платы.

Начислены % за пользование кредитными средствами Для кредитных карт и овердрафта 66 55 55 51 Погашен кредит по кредитной карте Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте Итоги Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам.

7 правил для корпоративной карты

Для более удобного учета операций по корпоративным картам к синтетическому счету открывают субсчет первого порядка «Специальный счет корпоративной карты».

Но на этом детализация объекта учета не останавливается. Несколько карточных счетов.

Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается по каждому карточному счету.

Карточный счет один, пользователей несколько. Возможно, что к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт. Их используют разные сотрудники, имеющие право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита. В этом случае имеет смысл открыть субсчета второго порядка в разрезе работников.

Рабочий план счетов является элементом учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). В ней нужно описать и систему субсчетов, открытых к счету 55.

Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте

НК РФ). Такие суммы являются задолженностью подотчетного лица перед компанией.

Обратите внимание: многократное повторение операций по снятию и возврату одинаковых сумм по корпоративной карте без траты денег на цели, согласованные с работодателем, может свидетельствовать об использовании работником подотчетных сумм в личных целях.

В Положении об использовании корпоративных карт можно записать, что такие операции будут приравниваться к займу с соответствующим оформлением документов и уплатой процентов.

В этом случае операции по снятию и взносу наличных будут отражаться с использованием счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

Возврат на корпоративную карту от магазина проводки

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов:ДЕБЕТ 10, 20, 26, 44, 60 КРЕДИТ 71—списаны на расходы на хознужды (командировку работника). ПримерООО «Лунный камень» направляет инженера Р.А. Озерова в командировку с 13 по 14 мая. Работнику выдана корпоративная карта. 12 мая платежным поручением на карту переведено 50 000 руб.
В период командировки сотрудник:— 13 мая оплатил картой авиабилеты на сумму 15 000 руб.;— 14 мая заплатил за проживание в гостинице 5600 руб.;— 14 мая снял наличными 1400 руб. (причитающиеся ему суточные). В бухгалтерском учете компании эти проводки по корпоративной карте будут отражены следующим образом.

Составляем проводки по корпоративной карте компании

То есть на основании авансового отчета делаем следующие записи:ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57— выданы деньги под отчет; ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71— внесены деньги подотчетным лицом для зачисления на корпоративную банковскую карту.

После получения выписки:ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»— отражено списание денежных средств со счета; ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 57— отражено поступление денежных средств на счет корпоративной карты.

Задолженность подотчетного лица списываем на основании утвержденного руководителем авансового отчета.

В зависимости от вида расходов выбираем дебетуемый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:ДЕБЕТ 20 (10, 26, 44, 60) КРЕДИТ 71— списаны расходы подотчетного лица. Пример12 мая бухгалтерия ЗАО «Сладости Востока» перечислила на корпоративную карту В.С. Ватрушкина 100 000 руб.

Уроки 1с для начинающих и практикующих бухгалтеров

Важно В.С. Ватрушкин приобрел товары для нужд компании в пункте розничной торговли стоимостью 85 000 руб. (в том числе НДС — 12 966,10 руб.). В этот же день он снял наличные — 1000 руб. Но деньги ему не понадобились.

Утром следующего дня работник внес их обратно на карту через терминал банкомата. 14 мая В.С.

Ватрушкин представил в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами:— счет, счет-фактура и товарная накладная на приобретенные товары;— квитанция банкомата о снятии наличных;— квитанция банкомата о зачислении наличных на корпоративную карту.

В бухгалтерском учете компании указанные операции по приобретению товара будут отражены следующим образом:ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71— 72 033,90 руб. (85 000 руб. – 12 966,10 руб.) — принят к учету товар на основании авансового отчета и товарной накладной; ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71— 12 966,10 руб.

Их особенности показаны в таблицах.

Бухгалтерский учет операций с корпоративными картами

Согласно Положению ЦБ № 266-П, оплата по корпоративной карте может осуществляться и в валюте, отличающейся от валюты счета.

При получении, к примеру, долларов, система банка сконвертирует нужную сумму (переведет автоматически рубли в доллары).

Цели расходования Нормативными актами установлен перечень операций, которые могут осуществляться в инвалюте с использованием корпоративной карты:

  • Получение наличной инвалюты за границей РФ для оплаты представительских, командировочных затрат.
  • Оплаты расходов (представительских/командировочных) в торговых/обслуживающих организациях в инвалюте за пределами России.

Другие операции считаются незаконными. Контроль соблюдения перечня осуществляется банковской структурой. Локальный документ организации На предприятии должен быть разработан акт, определяющий основные правила использования корпоративных карт.

Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.

  • Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений.

Внимание ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»— 15 000 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А.

Озерову на оплату авиабилетов;14 маяДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»— 5600 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А.

Озерову на оплату проживания в гостинице;ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»—1400 руб.
— списаны средства со специального карточного счета под отчет

Р.А. Озерову (суточные).В последнее время много вопросов от клиентов поступает по поводу оплаты корпоративными картами: что можно покупать, как провести в бухгалтерии. Давайте разберемся.

Вариант первый: карта привязана к специальному карточному счету, т.е. у Вас в банке есть расчетный счет и карточный.

Вы принимаете деньги от покупателей на расчетный и потом делаете перевод на карточный.

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 51— 50 000 руб. — отражена сумма, перечисленная с расчетного счета компании на карточный счет;13 мая:ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»— 15 000 руб.

Источник: https://transmskru.com/vozvrat-denezhnyh-sredstv-na-korporativnuyu-kartu-provodki/

Корпкарта: как использовать, чтобы бухгалтер и налоговая были довольны

Если положили деньги на корпоративную карту можно вернуть

В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

Запись вебинара доступна по ссылке и ждёт тех, кому удобнее смотреть.

Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте — это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник — списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное — отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

  • только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
  • вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
  • легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО — сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Можно снимать наличку по корпкарте?

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт?

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

  • делаете займ компании;
  • возвращаете средства;
  • вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Источник: https://knopka.com/blog/188/

7 лайфхаков по корпоративным картам: как использовать, не нарушая закон

Если положили деньги на корпоративную карту можно вернуть

07:00 28.08.2021

Корпоративные карты в Беларуси плотно входят в повседневную жизнь компаний. Например, если нужно оплатить деловой ужин с партнерами, то сделать это через корпокарту сотрудника намного проще и быстрее, чем оплачивать счет по безналу или выдавать кэш через кассу.

Фото носит иллюстративный характер, источник: pixabay.com

С 1 июня 2021 года введен новый порядок пользования корпоративными картами и отчетности сотрудников после их использования.

Он установлен Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной Постановлением Национального Банка № 117.

О чем говорится в Инструкции и как пользоваться корпокартами, рассказывают юрист компании Revera Ангелина Грищенко и налоговый консультант Виктор Статкевич.

1. Одна карта – один сотрудник

Получить (оформить) корпоративную карту компания может на имя любого сотрудника, независимо от должности. При этом пользоваться ею может только сам сотрудник.

2. С именными картами меньше законодательных проблем

По сути держателем карточки является физическое лицо, использующее карточку в силу полномочий, предоставленных компанией. То есть пользоваться корпоративной картой может только работник, которому компания выдала карту, даже если карта не является именной.

Неименная карта отличается только тем, что на ней не напечатано имя сотрудника. Вероятный плюс неименной карты в том, что банку не нужно тратить время на то, чтобы выбить имя держателя на карте, так как в банке уже есть готовые экземпляры без имени и получить ее можно почти сразу.

Однако, в силу различных требований и ограничений законодательства использование таких карт крайне затруднено, а в ряде случаев невозможно, в связи с чем практика работы с обезличенными корпокартами не получила распространения.

3. Устанавливайте лимит по карте

Чтобы избежать проблем в будущем и почем зря не искушать сотрудников доступом к крупным суммам, устанавливайте лимит по карте еще при заключении договора с банком. Так как деньги сотрудник тратит напрямую со счета компании.

В то же время, если сотрудник потратит деньги на свои нужды, то они должны быть возвращены работником, в том числе через удержание из зарплаты либо принятия иных мер «принудительного» взыскания.

Что такое корпоративная карта? Это банковская платежная карта, привязанная к счету компании и выданная конкретному сотруднику

4. Сотрудник потратил деньги компании на личные нужды. Что делать?

Бывают случаи, когда сотрудник, по ошибке или намеренно, использует корпоративную карту в личных целях, совершая покупки, которые никак не связаны с деятельностью компании.

Так как оплата происходит за счет средств компании, получается, что фактически такие товары или услуги оплачивает компания своими деньгами.

  У сотрудника возникает задолженность перед компанией.

Вариантов в этом случае как минимум два. Либо по соглашению с сотрудником происходит возврат средств сразу, либо по своему решению компания в будущем может вычесть эту задолженность из сумм аванса, зарплаты или других выплат работнику.

5. Тратить деньги компании с карты можно не на все

В законодательство не установлены цели использования корпоративной карточки. Поэтому их определяет организация самостоятельно с учетом условий и возможных ограничений договора с банком на обслуживание корпокарты. Но следует помнить, что они должны быть связаны с деятельностью организации.

Например, с использованием корпоративной карты можно оплатить следующие расходы:

  • покупки, связанные с деятельностью компании,
  • представительские расходы (в пределах Республики Беларусь),
  • представительские расходы (за рубежом)
  • командировочные расходы
  • хозяйственные расходы (например, услуги парковки),
  • другие расходы производственной направленности.

6. Валютной корпокартой платить в Беларуси нельзя. Почти

Прежде чем расплачиваться корпоративной картой, работнику необходимо сообщить, в какой валюте открыт карт-счет, чтобы он не «подставлял» организацию и не нарушал требования валютного законодательства.

В Беларуси расчеты совершаются только в белорусских рублях. Поэтому, если обслуживающий банк не конвертирует иностранную валюту в белорусские рубли по валютной карте, то использовать ее можно только при оплате за рубежом (например, на командировочные расходы).

Также за границей можно использовать корпокарту в белорусских рублях. При использовании такой корпокарты банк, упрощенно говоря, покупает иностранную валюту за находящиеся на карте белорусские рубли.

7. За все расходы сотрудник отчитывается в бухгалтерии

После использования корпоративной карты работник обязан отчитаться за свои расходы в определенный срок.

Для этого необходимо предоставить в бухгалтерию компании:

  1. отчет;
  2. документы, подтверждающие расходы (платежные документы, чеки, билеты, счета, квитанции и иные подтверждающие документы).

На практике под таким «отчетом» понимается авансовый отчет. В законодательстве форма авансового отчета не установлена. Она должна быть разработана компанией и содержаться в приложении к учетной политике.

Документы предоставляются в бухгалтерскую службу компании в течение 15 рабочих дней с момента совершения расходной операции либо со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

Если вы заметили ошибку в тексте новости, пожалуйста, выделитееё и нажмите Ctrl+Enter

Источник: https://myfin.by/stati/view/13984-7-lajfhakov-po-korporativnym-kartam-kak-ispolzovat-ne-narushaya-zakon

Все легально
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: