Акт об уничтожении агитационных материалов образец

Содержание
  1. Акт об уничтожении документов
  2. Акт об уничтожении документов – Образец, бланк 2021 года
  3. Что представляет собой акт об уничтожении документов
  4. Кто занимается утилизацией документа
  5. Порядок проведения процедуры в 2021 году
  6. Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2021 году
  7. Хранение акта
  8. Скачать
  9. Акт об уничтожении документов образец заполнения
  10. Акт От 01 октября 2009 г. N 15 Об уничтожении печатей
  11. Акт об уничтожении документов
  12. Образец оформления акта на уничтожение документов
  13. Акт на уничтожение документов
  14. Образец заполнения акта на уничтожение документов
  15. Акт уничтожения документов
  16. Как приступить к составлению акта
  17. Составление акта
  18. Способы уничтожения дел
  19. Скачать бланк бесплатно:
  20. Об уничтожении избирательной документации по выборам депутатов государственной думы федерального собрания российской федерации шестого созыва, постановление избирательной комиссии республики калмыкия от 16 января 2013 года №11/62-5
  21. Приложение 1. ПЕРЕЧЕНЬ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ ВЫБОРОВ ДЕПУТАТОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ШЕСТОГО СОЗЫВА, ПОДЛЕЖАЩИХ УНИЧТОЖЕНИЮ В СВЯЗИ С ИСТЕЧЕНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ
  22. Приложение 2
  23. АКТ N __ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
  24. Почему важно составлять акт об уничтожении
  25. Общие условия хранения
  26. Как составляется акт

Акт об уничтожении документов

Акт об уничтожении агитационных материалов образец

Когда истекает срок хранения документа, он может быть уничтожен. Но уничтожить не означает пустить на черновики, отдать школьникам на макулатуру (бывает и такое

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=6036

Акт об уничтожении документов – Образец, бланк 2021 года

Акт об уничтожении агитационных материалов образец

Как можно догадаться, необходимость в оформлении такого документа возникает преимущественно в организациях. За долгие годы деятельности компании в ее архивах собирается огромное количество различных документов.

Рано или поздно срок их действия прекращается. Таким образом, от ненужной документации приходится избавляться. Кроме этого, сюда относятся и испорченные документы.

В общем, уничтожению подлежат все документы, хранить которые больше не имеет смысла.

Файлы для скачивания:

Что представляет собой акт об уничтожении документов

В организациях данные процедуры проводятся регулярно. Ведь ежегодно на хранение в архив поступает множество бумаг. Однако нельзя просто так взять и выбросить даже те документы, которые уже считаются недействительными. Эта процедура должна быть правильно оформлена. И делается это при помощи соответствующего акта.

По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса. Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации. Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются. Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется. Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.

Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации.

Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер. Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию.

Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.

Кто занимается утилизацией документа

Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений.

Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой. Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы.

Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.

Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.

Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации. Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен.

Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.

Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции.

Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание.

За такие действия может грозить и уголовная ответственность.

Порядок проведения процедуры в 2021 году

Условно процедуру уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:

  1. Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
  2. Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
  3. После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
  4. Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
  5. Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
  6. После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.

(: “Порядок уничтожения документов. “)

Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2021 году

При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:

  • в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
  • далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
  • ниже пишется название документа;
  • также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
  • перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
  • ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
  • под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
  • после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.

Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации. Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок. Помарки также не приветствуются.

Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа. Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления.

Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.

(: “Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?”)

Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению.

Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро.

Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.

Хранение акта

После того, как ненужная документация уничтожена, не исключено, что организация будет подвергаться проверкам. Обычно проверяется не только действующая документация, но и бумаги, у которых уже закончился срок действия.

Если речь идет о документах, которые были утилизированы, правильность их уничтожения также нужно подтверждать. Для этого понадобится акт об утилизации, который в обязательном порядке должен храниться в организации, например, в архиве.

Акты хранятся отдельно от остальных документов. Все они сортируются по датам оформления.

Законодательство обязывает хранить такой акт на предприятии в течение пяти лет.

Соответственно, если при проверке обнаружится, что после уничтожения документов прошло меньше пяти лет, руководители организации, как и ответственные сотрудники, будут наказаны.

Но нужно знать, это лишь минимальный рекомендованный срок, в течение которого следует хранить акт. Внутренними правилами компании он может быть увеличен.

В архиве предприятия могут находиться документы, срок хранения которых не определен законом. Через определенное время возникает вопрос о дальнейшей судьбе и таких бумаг. Именно в таких ситуациях, понадобится помощь архивного учреждения. Ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны подать соответствующий запрос к специалистам.

Именно они смогут дать четкие ответы по конкретным документам. Это делается еще до того, как заполняется акт. Обращаться к экспертам нужно на этапе проведения оценки документации. Именно полученный ответ и определит дальнейшую судьбу таких бумаг.

Например, их можно будет утилизировать с остальными ненужными документами, или же продолжить хранить в течение определенного периода.

Скачать

Источник: https://aktinfo.com/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov/

Акт об уничтожении документов образец заполнения

Акт об уничтожении агитационных материалов образец

Документы и дела выделяют на уничтожение актом, формирующимся после проведения экспертизы ценности документов и их последующего отбора. В общем виде это перечень документов с указанием количества, которые подлежат уничтожению.

Акт содержит номера статей и относящиеся к ним нормативные документы, на основании которых определяется срок хранения документации. Помимо этого, указывают год передачи в архив отобранных сведений.

Образец акта об уничтожении документов

Запрещено по позициям завышать или занижать количество документов, опускать некоторые из них (даже если в них мало информации). Проверки легко выявляют данный факт. Уничтожение документации. срок хранения которой еще не истек, не допустимо.

Фактическое расхождение количества сведений говорит о том, что часть из них была незаконно уничтожена. Ответственные лица за сохранность информации несут административную и уголовную ответственность.

Формальное нахождение документов в организации может повлечь серьезные проблемы при их запросе.

Название позиции иногда не соответствует названию документа в используемой к ней статье Перечня документов, так как данный перечень не может охватить все разновидности информации. Отношение конкретных сведений к статье определяет архивариус, который проводит отбор документации на уничтожение.

Многие организации пользуются однотипными видами бланков: кассовыми, банковскими и прочими. Поэтому количество позиций на любом предприятии достигает не меньше пары десятков. Чем больше документации (и ее состав), тем больше позиций. Их количество указывает на то, насколько профессионально и тщательно проводился отбор.

Акт оформляется по основным правилам работы архивов. Если указывают дела нескольких подразделений, то название каждого из них необходимо разместить перед группой документов данного подразделения.

Бланк согласовывают с экспертной комиссией, а затем его утверждает руководитель организации. Если предприятие входит в комплектование муниципального, государственного или ведомственного архива, то акт согласовывается с ними.

Опись дел по личному составу предприятия должна быть утверждена в конце бланка за все указываемые годы. К документу на уничтожение прикладывают акт о проведенном уничтожении документации. Здесь указывают ее количество и вес. Без подтвержденного факта уничтожения акт считается не действительным.

Скачать образец акта об уничтожении документов (Размер: 52,5 KiB | Скачиваний: 8 085)

Скачать бланк акта о выделении на уничтожение документов (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 4 089)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Акт От 01 октября 2009 г. N 15 Об уничтожении печатей

Составлен комиссией в составе: председатель комиссии – генеральный директор И.И. Петров, члены комиссии – главный бухгалтер Н.В. Руденко, начальник отдела кадров – К.И. Воронов.

Комиссия отобрала деформированные печати и уничтожила их 01 октября 2009 г. в 10 часов 20 минут на территории складского помещения N 2 путем опиливания поверхности печати двумя перекрестными линиями.

Возможность дальнейшего использования печати и восстановления исключена.

Основание: приказ руководителя организации от 29 сентября 2009 г. N 53 “О порядке уничтожения печатей и штампов”.

Акт об уничтожении документов

Акт об уничтожении документов составляется экспертной комиссией после проведения ревизии дел и документов. Скачать образец оформления такого акта предлагаем в этой статье.

Уничтожению подвергаются те документы, по которым истек срок их хранения. Сроки хранения определяются в соответствии с установленными нормативными документами. Приказом руководителя назначается экспертная комиссия, которая проводит проверку архива, выявляет те документы, по которым срок хранения истек и указывает сведения о таких документах и делах в бланке акта об уничтожении.

В акт могут быть включены только документы с истекшим сроком хранения, если этот срок еще не истек, то уничтожать такие документы не допускается. За нарушение этого правила может наступить административная и даже уголовная ответственность.

Скачать также: передаточный акт при реорганизации — скачать образец. акт осмотра помещения — образец. приема-передачи дел — скачать образец .

Образец оформления акта на уничтожение документов

Комиссия по факту проведенной проверки составляет акт в необходимом количестве экземпляров. К бланку акта прикладывается документ, подтверждающий, что перечисленная в акте документация действительно уничтожена. Только в этом случае акт будет иметь смысл.

Сам бланк оформляется в свободном стиле.

Обязательно нужно прописать наименование организации, дату составления бланка, наименование места составления.

В качестве основания для оформления акта выступает распоряжение руководителя. Данное распоряжение назначает состав комиссии, этот состав должен быть указан в бланке акта.

Перечень документов может быть оформлен в виде таблицы, которая в зависимости от организации документооборота может быть дополнена различными графами. Примерный образец оформления этой таблицы можно посмотреть в образце, скачать который можно ниже.

Акт должен быть подписан всеми членами экспертной комиссии.

Скачать образец акта об уничтожении документов.

Акт на уничтожение документов

Процедура уничтожения документации не такая простая, как кажется на первый взгляд. Обязательно должен быть составлен акт на уничтожение документов, типовой бланк которого можно скачать внизу статьи.

Для отбора документов, подлежащих уничтожению, создается специальная комиссия из нескольких человек, которая проверяет имеющиеся документы, выявляет те их них, срок хранения которых закончился, и направляет их на уничтожение.

Перечень отобранных дел должен быть зафиксирован документально в акте, образец которого можно скачать ниже.

Сроки хранения документации определяются на основании имеющихся нормативных документов. При этом нужно иметь в виду, что документы, срок хранения которых еще не истек, уничтожать нельзя, так как это будет не законным и может иметь определенные последствия при выявлении проверкой такого факта.

Лица, ответственные за документооборот и сохранность документации, несут административную, а в ряде случаев уголовную ответственность за неправомерное уничтожение.

Предлагаем также скачать другие образцы актов: передаточный акт при реорганизации – скачать образец. осмотра помещения – образец. приема-передачи дел – скачать образец .

Образец заполнения акта на уничтожение документов

Бланк должен включать следующую информацию:

  • Наименование предприятия
  • Дату оформления, номер, название населенного пункта
  • Основание составления – приказ руководства
  • Состав экспертной комиссии, проводившей отбор документации к уничтожению
  • Перечень документов с указанием их наименований, номеров, дат оформления, количества
  • Общее количество дел к уничтожению
  • Подписи всех членов комиссии.
  • К акту прикладывается документ, подтверждающий факт уничтожения.

    Акт уничтожения документов

    Деятельность каждой организации всегда сопровождается большим оборотом документов. Со временем многие из них оказываются ненужными, однако просто выбросить их нельзя. Чтобы от них избавиться, нужно составить акт об уничтожении документов.

    Если вы хорошо знаете цену времени, и тратить его на данную операцию для вас нецелесообразно, вы можете воспользоваться аутсорсингом, но учтите, что это влетит вам в копеечку. Поэтому советуем раз и навсегда овладеть навыками уничтожения бухгалтерских документов.

    Сделать это несложно, и в этой статье мы попробуем разобраться во всех тонкостях.

    Как приступить к составлению акта

    Уничтожение документов любого вида обычно происходит в установленном порядке. Сначала определите, какие документы требуется уничтожить. Обычно это те, чьи сроки хранения истекли, а также те, что потеряли свою юридическую силу или больше не обладают практической значимостью.

    Чтобы определить, каков срок хранения того или иного документа, а также узнать, истек ли он, воспользуйтесь номенклатурой дел организации. Не забудьте об одной важной детали: вы можете увеличивать сроки хранения, если того требуют практические соображения, но никогда не уменьшайте их. В основном срок хранения документов, установленный по типовому перечню, равен 5 годам.

    Составление акта

    В акт на уничтожение можно включать те дела, срок хранения которых истек к первому дню текущего года. В акте уничтожения однородные дела группируются под одним заголовком. Информацию для заполнения формы акта берем с обложек дел: если каких-то сведений в обложке не хватает, уточните их по номенклатуре дел организации.

    Тем, кто впервые берется за архивацию документов, может сначала показаться, что очень сложно подобрать подходящий номер статьи со сроком хранения по перечню документов. Но как только вы вольетесь в работу, подбор номера перестанет быть для вас проблемой.

    Главное, помните, что настоящий заголовок дела необязательно соответствует названию статьи, приведенному в перечне документов, так как охватить все их многообразие практически невозможно. В перечнях документов наименование каждого вида документа обычно обобщают для удобства.

    Поэтому бывает так, что специалист, который занимается составлением акта на уничтожение, решает, к какой именно статье отнести дело, по своему усмотрению.

    Подписывать акт об уничтожении документов должен сотрудник, составивший его. Затем на акте делается пометка о согласовании от экспертной комиссии организации.

    Не забудьте о порядке утверждения акта, так как это является одной из самых распространенных ошибок при его составлении.

    Акт уничтожения документов должен утвердить руководитель организации и, в зависимости от дальнейшей судьбы уничтоженных документов, существует два пути:

  • если документы, подлежащие уничтожению, передаются на государственное хранение, то требуется утверждение экспертно-проверочной комиссии из архивного учреждения описей документов постоянного хранения. Это необходимо, так как архив может потребовать некоторые дела, отобранные к уничтожению, чтобы включить их в опись дел постоянного хранения.
  • если документы, подлежащие уничтожению, не передаются на государственное хранение, то после упорядочения документов по личному составу, они утверждаются руководителем организации за соответствующий период и не требуют согласования с архивными органами.
  • После этого организация может уничтожить документы, включенные в акт. Категорически запрещено использовать их для хозяйственных нужд.

    Итак, далее вы можете поступить двумя известными способами физического уничтожения документов.

    Способы уничтожения дел

    Вы можете уничтожить документы самостоятельно – сжечь, но будьте осторожны, ведь это может повлечь проблемы с пожарной безопасностью. Или пропустить через шредер, но это займет много времени и удобно только для небольших объемов. В этих случаях от вас потребуется составить акт, фиксирующий факт уничтожения, в произвольной форме.

    Но есть другой выход: так поступает большинство организаций. Предназначенные для уничтожения дела отдают на утилизацию в специализированную организацию.

    Тогда вам потребуется составить приемо-сдаточный акт или накладную, где указываются дата процедуры, количество документов и их вес.

    В целях сохранения конфиденциальности процесс передачи дел на переработку и уничтожение необходимо обязательно проводить под контролем сотрудника организации.

    Скачать бланк бесплатно:

    Источники:mirblankov.ru, www.com-papers.info, moiblanki.ru, blandoc.ru, besplatniy-urist.ru

    Источник: http://obrazeczhaloby.my1.ru/publ/akty_o_vypolnenii/akt_ob_unichtozhenii_dokumentov_obrazec_zapolnenija/6-1-0-355

    Об уничтожении избирательной документации по выборам депутатов государственной думы федерального собрания российской федерации шестого созыва, постановление избирательной комиссии республики калмыкия от 16 января 2013 года №11/62-5

    Акт об уничтожении агитационных материалов образец

    В соответствии с пунктами 10 и 11 Порядка хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации шестого созыва, утвержденного постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 1 июня 2011 года N 13/148-6, Избирательная комиссия Республики Калмыкия постановляет:

    1. В связи с истечением срока хранения провести мероприятия по уничтожению избирательных документов по выборам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации шестого созыва согласно Перечню (Приложение 1) в срок до 15 февраля 2013 года.

    2. Территориальным избирательным комиссиям своим решением образовать комиссии для осуществления мероприятий по уничтожению избирательной документации, связанной с подготовкой и проведением указанных выборов. Акты об уничтожении избирательных документов, не подлежащих хранению, по форме согласно Приложению 2 представить в Избирательную комиссию Республики Калмыкия до 22 февраля 2013 года.

    3. Направить настоящее постановление в территориальные избирательные комиссии и разместить на сайте Избирательной комиссии Республики Калмыкия в сети Интернет.

    4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Республики Калмыкия Н.Д. Федорченко.

    ПредседательИзбирательной комиссииРеспублики КалмыкияА.ДИКАЛОВСекретарьИзбирательной комиссииРеспублики КалмыкияН.ФЕДОРЧЕНКО

    Приложение 1. ПЕРЕЧЕНЬ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ ВЫБОРОВ ДЕПУТАТОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ШЕСТОГО СОЗЫВА, ПОДЛЕЖАЩИХ УНИЧТОЖЕНИЮ В СВЯЗИ С ИСТЕЧЕНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

    Приложение 1к ПостановлениюИзбирательной комиссииРеспублики Калмыкияот 16 января 2013 года N 11/62-5

    N п/пНаименование избирательных документовСрок храненияОтветственный за уничтожение
    1Опечатанные избирательные бюллетениОдин год со дня официального опубликования результатов выборовСоответствующая территориальная избирательная комиссия
    2Опечатанные открепительные удостоверенияОдин год со дня официального опубликования результатов выборовСоответствующая территориальная избирательная комиссия
    3Списки избирателей вместе со всемиофициальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковыеизбирательные комиссии в период уточнения списков избирателей.Один год со дня официального опубликования результатов выборовСоответствующая территориальная избирательная комиссия
    4Заявления избирателей о выдаче открепительных удостоверенийОдин год со дня официального опубликования результатов выборовСоответствующая территориальная избирательная комиссия
    5Заявления (обращения) избирателей о предоставлении возможности проать вне помещения для ания;Один год со дня официального опубликования результатов выборовСоответствующая территориальная избирательная комиссия
    6Доверенности на получение открепительных удостоверенийОдин год со дня официального опубликования результатов выборовСоответствующая территориальная избирательная комиссия
    7Неиспользованные специальные знаки(марки), находящиеся в территориальных избирательных комиссиях, а также листы (часть листа) от использованных марок, переданные участковыми избирательными комиссиями и акты опорче марокОдин год со дня официального опубликования результатов выборовСоответствующая территориальная избирательная комиссия

    Приложение 2

    Приложение 2к ПостановлениюИзбирательной комиссииРеспублики Калмыкия

    от 16 января 2013 года N 11/62-5

    Наименование избирательной комиссии

    АКТ N __ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

    УТВЕРЖДАЮПредседатель___________________ территориальнойизбирательной комиссии___________________________________(подпись, фамилия, инициалы)

    (дата)

    ____________________________________________________________ (место составления – адрес)

    На основании постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 1 июня 2011 года N 13/148-6 “О Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации шестого созыва” и Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558, отобраны к уничтожению в связи с утратой практической ценности и истечением установленных сроков хранения следующие документы:

    N п/пНаименование избирательных документовСрок храненияОтветственный за уничтожение
    1Опечатанные избирательные бюллетениОдин год со дня официального опубликования результатов выборовСоответствующая территориальная избирательная комиссия
    2Опечатанные открепительные удостоверенияОдин год со дня официального опубликования результатов выборовСоответствующая территориальная избирательная комиссия
    3Списки избирателей вместе со всемиофициальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковыеизбирательные комиссии в период уточнения списков избирателей.Один год со дня официального опубликования результатов выборовСоответствующая территориальная избирательная комиссия
    4Заявления избирателей о выдаче открепительных удостоверенийОдин год со дня официального опубликования результатов выборовСоответствующая территориальная избирательная комиссия
    5Заявления (обращения) избирателей о предоставлении возможности проать вне помещения для ания;Один год со дня официального опубликования результатов выборовСоответствующая территориальная избирательная комиссия
    6Доверенности на получение открепительных удостоверенийОдин год со дня официального опубликования результатов выборовСоответствующая территориальная избирательная комиссия
    7Неиспользованные специальные знаки(марки), находящиеся в территориальных избирательных комиссиях, а также листы (часть листа) от использованных марок, переданные участковыми избирательными комиссиями и акты опорче марокОдин год со дня официального опубликования результатов выборовСоответствующая территориальная избирательная комиссия

    ________________________ __________________ _____________________

    (должность лица, (подпись) (инициалы, фамилия)

    проводившего экспертизу)

    Дата_______________

    Документы в количестве ________________________________________ дел, томов

    (цифрами и прописью)

    весом __________ кг уничтожены путем сжигания.

    Присутствовали при сжигании документов, содержащих

    конфиденциальную информацию.

    _________________________ ________________ ________________________

    (должность представителя (подпись) (инициалы, фамилия)

    комиссии)

    _________________________ ________________ ________________________

    (должность представителя (подпись) (инициалы, фамилия)

    комиссии)

    _________________________ ________________ ________________________

    (должность представителя (подпись) (инициалы, фамилия)

    комиссии)

    _________________________ ________________ ________________________

    (должность представителя (подпись) (инициалы, фамилия)

    комиссии)

    Источник: http://docs.cntd.ru/document/430563633

    Почему важно составлять акт об уничтожении

    Вне зависимости от того, планируется изъятие из архива бухгалтерских или организационных бумаг, очень важно вовремя составить акт об уничтожении документов.

    Это связано с тем, что в случае выездной проверки или обычного запроса от налоговой, к примеру, у компании может не оказаться ни самого документа, ни подтверждения его утилизации.

    В таком случае сотрудники госоргана сочтут, что информация есть в наличии, но просто-напросто удерживается. А это недопустимо по закону и может привести к конфликтам или возбуждению административного разбирательства.

    Также составление акта об уничтожении гарантирует законность и корректность списания.

    Ведь для этого необходимо собрать новую или созвать уже существующую экспертную комиссию, состоящую из сотрудников различных отделов и руководства.

    Она подробнейшим образом разберёт ситуацию с каждой отдельно взятой бумагой и точно определит её ценность для текущих дел фирмы. Затем документация будет пересортирована, и устаревшие бумаги изъяты из архива.

    Общие условия хранения

    Законодательство требует, чтобы вся документация предприятия сохранялась в течение определённого срока для возможности восстановления данных и проверки деятельности за прошлые периоды. В связи с этим самостоятельная и неправомерная утилизация бумажных или электронных документов может преследоваться по Уголовному кодексу.

    Необходимые сроки хранения разнятся в зависимости от типа и принадлежности дела.

    Так, например, документы, регулирующие ведение бухгалтерского учёта на предприятии (правила и образец заполнения), должны сохраняться в архиве как минимум 5 лет с момента последнего использования.

    «Первичка» же хранится немного меньше 4 года. Существуют некоторые подвиды, которые хранятся и более длительный срок, а также бессрочно сохраняемые бумаги, такие как учредительные документы.

    Ответственность за сохранность документов организации несёт генеральный директор, подпись которого проставляется на акте. Поэтому во время отбора документации на списание важно руководствоваться тем утверждением, что уничтожение тех или иных документов это право, а не обязанность сотрудников и юридического лица в целом.

    Некоторые важные экземпляры и образцы стоит сохранить, и, в то же время никто не может запретить вам уничтожить отлежавший свой срок хранения документ (например, историю взаиморасчётов с контрагентом за прошлые периода). При смене руководства компании организуется комплексная передача дел и всей имеющейся документации.

    Как составляется акт

    Изначально стоит заметить, что в ходе работы экспертная комиссия может столкнуться с различными наименованиями акта:

    1. «О выделении к уничтожению…»
    2. «Об уничтожении»
    3. и др.

    Смысл от этого не меняется, и содержание остаётся прежним. Также важно учесть, что руководитель перед началом процесса обязан издать соответствующий приказ, на основании которого и составляется акт. Форма стандартная. Образец приведён на изображении ниже:

    Что же касается второго документа, то его типовая форма достаточно проста: в шапке слева указывается наименование организации, справа — «УТВЕРЖДАЮ, Генеральный директор» и персональные данные руководящего лица.

    Ниже указывается дата утверждения. Затем (под реквизитами организации) название акта. Основанием является внутренний приказ руководства (записываем дату и номер).

    Затем перечисляются входящие в экспертную комиссию лица и присутствовавшие наблюдатели.

    В теле документа указывается второе основание (официальный Перечень управленческих документов и сроков хранения, его дата (от 2000 или 2010 года), кем утверждён). Упоминается, что документы более не представляют никакой исторической ценности и полностью утратили практическое значение.

    Сразу под данным текстом размещаем таблицу из 7-8 колонок для регистрации документов:

    1. Порядковый номер в таблице
    2. Название дела или группы документов;
    3. Крайние даты: когда в последний раз был использован, например, в целях налогообложения (для бухгалтерских документов);
    4. Номера описей: если таковые имеются. В противном случае поле под этим заголовком оставляется пустым;
    5. Номенклатурный индекс дела или его номер по описи;
    6. Общее количество единиц на хранении;
    7. Сроки хранения и номер относящейся к делу статьи: установленные законодательно в вышеозначенном Перечне;
    8. Примечания

    Пункт «И того» с указанием общего количества единиц для списания и периода выборки документации (например, 2001-2005 год). Информация о председателе и членах комиссии.

    Ниже указываем количество дел, общий вес документации, название организации, куда она была передана на переработку, а также номер и дату накладной, по которой проходил обмен. В последней строчке ещё раз указывается Ф.И.

    О председателя ЭК, дата и подпись. Аналогично ниже для составителя, заносящего документ в дело.

    Это и есть полная инструкция по заполнению акта. Для составления собственного примите во внимание данный образец:

    по теме: 

    Скачать документ с пустым бланком акта о выделении документов к уничтожению можно по этой .

    Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/akty/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov-blank-obrazec-skachat-besplatno.html

    Все легально
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: